TÜV NORD CERT hat als Pilotprojekt der Digital Academy die digitale Signatur eingeführt. Seit dem 23. Oktober 2018 können die ersten 100 Mitarbeiter Angebote digital unterschreiben.
"Enorme Zeitersparnis"
"Das Projekt ist reibungslos angelaufen und spart schon jetzt enorm Zeit – sowohl Arbeitszeit für uns, als auch Wartezeit für unsere Kunden", so Dirk Drommershausen, Fachbereichsleiter Services bei TÜV NORD CERT. "Bislang mussten die Angebote in Word erstellt, ausgedruckt und unterschrieben werden. Dann wurden sie zur zweiten Unterschrift weitergeschickt, ebenfalls unterschrieben und zur Archivierung eingescannt – und erst danach zum Kunden geschickt. Wenn der zweite Unterschriftengeber beispielsweise im Ausland war, vergingen oft mehrere Tage, bis ein Angebot an den Kunden ging. Nun haben wir mit Unterstützung unserer Konzern-IT eine schnelle und sichere Möglichkeit geschaffen, Dokumente digital, zertifikatsbasiert zu signieren und einfach per E-Mail an Kollegen und Kunden zu übermitteln. Gerade für die länderübergreifende Zusammenarbeit mit Kollegen im Ausland bringt die neue Vorgehensweise eine große Zeitersparnis".
Nutzer der neuen Funktion
Das Projekt wurde von der Digital Academy entwickelt und bereits im Sommer bei TÜV NORD Systems und TÜV NORD EnSys eingeführt. Für die Pilotphase wurden alle kaufmännischen Teamassistenzen, Handlungsbevollmächtigten (also Cluster- und PC-Leiter) und die beiden Geschäftsführer sowie einige weitere Mitarbeitende freigeschaltet. Sie haben nun die Möglichkeit, aus Adobe heraus ihre persönliche Unterschrift zu erstellen. Dies funktioniert nur mit dem eigenen, im TÜV NORD Netzwerk registrierten PC. Im nächsten Schritt soll die digitale Signatur auch für SAP Dokumente angewendet werden. Nach erfolgreicher Pilotphase sollen alle Mitarbeitenden der TÜV NORD CERT die Möglichkeit zur digitalen Signatur erhalten.
So funktioniert die digitale Signatur
Die notwendigen Zertifikate werden durch die IT-Abteilung der TÜV NORD GROUP über eine Technologie namens Public Key Infrastructure bereitgestellt. Sobald sich Mitarbeitende, die an dem Prozess teilnehmen, mit ihrem Benutzernamen am Rechner anmelden, wird im Hintergrund das notwendige Signaturzertifikat zur Verfügung gestellt. Jetzt kann im Adobe Reader die Funktion "Digital unterschreiben" genutzt werden. Im Dokument erscheint an der vorgegebenen Stelle ein kleiner Kasten mit dem TÜV NORD-Logo, dem Namen des Mitarbeitenden und ein genauer Datumsstempel. Mit einem Klick auf diese digitale Signatur können alle Beteiligten weitere Informationen zum Zertifikat aufrufen und so die Gültigkeit überprüfen.
Die digitale Signatur unter einem Angebot sieht beispielsweise wie folgt aus:
