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Wichtige Information zur Buchung über HRS

Bei der Buchung über HRS Central Billing gibt es eine Neuerung. Für einen Übergangszeitraum muss bei der Buchung teilweise wieder eine persönliche Kreditkarte zur Garantie eingegeben werden. Ebenfalls müssen die Übernachtungsleistungen vor Ort im Hotel gegen Ausstellung einer Rechnung vorübergehend selbst bezahlt und über die Reiskostenabrechnung geltend gemacht werden.

Hintergrund

Aktuell verwenden wir für Hotelbuchungen vorzugsweise das HRS-Portal. Das bietet uns neben sehr günstigen Übernachtungspreisen auch die Möglichkeit, dass HRS die Rechnungslegung an die Gesellschaften der TÜV NORD GROUP zentral vornimmt. Eine Bezahlung vor Ort durch den Mitarbeitenden entfällt. Die Abrechnung erfolgt digital und automatisiert über unseren zentralen Abrechnungspartner AirPlus, über den auch die restlichen Reiseleistungen (Flug- und Bahntickets) abgerechnet werden.

Neuer Status von HRS sorgt für neuen Abrechnungsweg

Kurz vor Jahresabschluss wurden wir von HRS informiert, dass sich mit Beginn des Geschäftsjahres 2020 der Status von HRS auf Grund von Anpassungen im Umsatzsteuerrecht geändert hat. Um weiterhin aus der Rechnungslegung via HRS den Vorsteuererstattungsanspruch zu generieren, muss der Abrechnungsweg modifiziert werden. An dieser Lösung arbeiten wir derzeit mit Hochdruck für Sie.

Folgen für Reisende

Für Sie als Reisende bedeutet das, dass ab sofort für einen Übergangszeitraum bei der Buchung teilweise wieder eine persönliche Kreditkarte zur Garantie eingegeben werden muss. Ebenfalls müssen die Übernachtungsleistungen vor Ort im Hotel gegen Ausstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung selbst bezahlt und über die Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden. Über diesen Weg ist der Vorsteuererstattungsanspruch gewährleistet. Die Hotelrechnungen müssen auf Ihre TÜV NORD Gesellschaft ausgestellt werden. Sollten Sie trotz Selbstzahlung im Hotel einen Leistungsnachweis von HRS erhalten, leiten Sie uns diesen bitte unbedingt weiter, damit wir eine Doppelzahlung unterbinden können.

Die Bitte, die Übernachtungsleistungen selbst zu zahlen, betrifft auch Übernachtungen in der Zukunft, welche aber bereits in 2019 (oder 2020) gebucht wurden. Hierbei ist es irrelevant, ob auf der Buchungsbestätigung noch die Zahlung über Firmenkreditkarte steht. Ab sofort können zentral abgerechnete Hotels über die Firmenkreditkarte nicht mehr zum Vorsteuerabzug genutzt werden. Bitte zahlen Sie deshalb alle Übernachtungen ab sofort eigenständig, egal wann die Buchung getätigt wurde.