Neben dem Carsharingdienst Flinkster und der Buchung über bahn.business gibt es eine weitere Neuerung bei Dienstreisen: Bei dienstlichen Hotelübernachtungen innerhalb Deutschlands und einigen europäischen Ländern müssen die Reisenden künftig nicht mehr in Vorkasse treten.
Welche Vorteile hat die Buchung über HRS?
TÜV NORD CERT führt zum 16. Oktober 2017 ein neues Abrechnungssystem für die Begleichung von Hotelrechnungen ein. Hotelbuchungen, die Sie ab diesem Datum über das Hotelbuchungsportal HRS auf die Rechnungsanschrift der TÜV NORD CERT tätigen, werden fortan direkt über die Firmenkreditkarte abgerechnet. Durch diese neue Bezahllösung muss der/die Reisende nicht mehr in Vorkasse treten.
Hotelrechnungen müssen demnach nicht mehr gesammelt und der Reisekostenabrechnung beigefügt werden. Wir möchten Sie in diesem Zusammenhang ebenfalls bitten, Hotelbuchungen über alternative Vertriebskanäle (Telefon, Email, diverse Internetseiten, etc.) einzustellen und von Kostenübernahmeerklärungen ab sofort abzusehen. Sollte das Hotel versehentlich eine Rechnung an Ihre TÜV NORD Gesellschaft senden oder Ihnen im Hotel eine Rechnung übergeben wollen, lehnen Sie diese bitte ab. Der neue Prozess ermöglicht Ihnen eine schnellere und einfachere Handhabung im gesamten Buchungs- und Abrechnungsprozess.
Über den folgenden Link gelangen Sie direkt zum TÜV NORD HRS Corporate Portal: http://www.hrs.com/web3/?clientId=ZGVfX3R1ZXZub3Jk,0
Welche Kosten können abgerechnet werden?
Folgende Hotelkosten werden automatisch mit der neuen Bezahllösung abgerechnet:
- Übernachtung
- Frühstück
- Parken
- lokale Steuern
- No-Show-Gebühren
Alle weiteren geschäftsreisebedingten Ausgaben tragen Sie bitte, wie gewohnt, vorab selbst und reichen die entsprechenden Belege mit Ihrer Reisekostenabrechnung ein.
Was muss beachtet werden?
Damit der Prozess reibungslos funktioniert, stellen Sie bitte Folgendes sicher:
- Bezahlen Sie auf keinen Fall selbst im Hotel
(außer es handelt sich um private Ausgaben) - Nehmen Sie die Rechnung nicht mit, sondern lassen sie im Hotel
- Lehnen Sie eingehende Rechnungen ab.
Bei auftretenden Fragen oder Problemen wenden Sie sich gern an das Travelmanagement: Frau Kira Schütze, ServPBS-H, kschuetze@tuev-nord.de