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Zertifizierungsverfahren

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Sie denken darüber nach sich zertifizieren zu lassen, haben aber noch keine genaue Vorstellung davon, wie so ein Zertifizierungsverfahren eigentlich abläuft? Wir geben Ihnen einen Überblick über diesen Prozess und seine einzelnen Phasen.

Phase 1: Angebotserstellung

Zu Beginn teilen Sie uns zunächst alle wesentlichen Informationen mit, die wir für die Erstellung eines individuellen Angebotes für Ihr Unternehmen benötigen. Wenn Sie mit unserem Angebot zufrieden sind, schließt sich mit der Beauftragung von TÜV NORD CERT die eigentliche Zertifizierungsphase an. Unter Berücksichtigung ihrer Branchenzulassung und Qualifikation wählen wir für Sie die passenden Auditoren aus, die sich dann mit Ihnen über das weitere Vorgehen abstimmen und entsprechend auf das Audit in Ihrem Unternehmen vorbereiten.

Phase 2: Zertifizierungsphase

Die Zertifizierungsphase besteht im Wesentlichen aus drei aufeinanderfolgenden Schritten: dem Audit der Stufe 1, dem Audit der Stufe 2 und der Zertifikatserteilung. Beide Audits werden vor Ort in Ihrem Unternehmen durchgeführt.

  • Audit Stufe 1: Das Stufe-1-Audit soll Auskunft über die Zertifizierfähigkeit Ihres Unternehmens geben. Im Rahmen dieses Audits werden für die Zertifizierung notwendige Informationen gesammelt. Diese umfassen bspw. den Anwendungsbereich des Managementsystems, die Prozesse und den Standort bzw. die damit zusammenhängenden standortspezifischen Bedingungen. Aber auch bindende Verpflichtungen und Qualitäts-, Umwelt-, Energie- und Arbeitssicherheitsaspekte werden von unseren Auditoren betrachtet. Darüber hinaus ist uns wichtig zu erfahren, wie Sie zu den Anforderungen der Norm stehen und welches Bewusstsein Sie in Bezug auf diese haben. Durch Gespräche mit dem Personal einerseits und die Betrachtung des umgesetzten Managementsystems andererseits ermitteln wir Ihre Bereitschaft für das Audit Stufe 2. Selbstverständlich stimmen wir die Einzelheiten des sich anschließenden Stufe-2-Audits mit Ihnen ab. Falls im Stufe-1-Audit Schwachstellen festgestellt werden, müssen diese von Ihnen bis zum Audit Stufe 2 behoben werden. Geschieht dies nicht, führt das zum Abbruch des Zertifizierungsverfahrens.
  • Zertifizierungsaudit Stufe 2: Maximal drei Monate im Anschluss an das Stufe-1-Audit folgt das Stufe-2-Audit. Dieses beginnt mit einem Einführungsgespräch, in dem wir Ihnen das weitere Vorgehen erläutern. In dem Zusammenhang erhalten Sie auch den mit Ihnen abgestimmten Auditplan. Nachfolgend stehen die Überprüfung und die Bewertung der Wirksamkeit Ihres eingeführten Managementsystems im Vordergrund. Unsere Auditoren kontrollieren, ob Sie dieses Managementsystem auch in der Praxis mit den dokumentierten Verfahren umsetzen und bewerten, ob diese Umsetzung den Normanforderungen entspricht. Dieses Vorgehen erfolgt durch die Befragung der Mitarbeiter, die Einsichtnahme in Dokumente, Aufzeichnungen, Aufträge und Richtlinien und die Begehung relevanter Bereiche. In einem Abschlussgespräch, an dem die Mitarbeiter teilnehmen, die in Ihrem Unternehmen leitende Funktionen ausüben oder deren Bereiche in das Audit eingebunden sind, erhalten Sie einen Bericht über die einzelnen Elemente. Zusätzlich bekommen Sie einen schriftlichen Auditbericht. Wenn Nichtkonformitäten festgestellt werden, kann der Auditor Ihr Unternehmen erst nach der Annahme und Behebung der Korrekturmaßnahmen zur Zertifikatserteilung empfehlen.   
  • Zertifikatserteilung: Sobald das Zertifizierungsverfahren durch den Leiter der Zertifizierungsstelle positiv geprüft wurde – und bei Bedarf alle Nichtkonformitäten behoben wurden –, erhalten Sie das entsprechende Zertifikat. Dieses besitzt eine Gültigkeit von drei Jahren.

Phase 3: Überwachungsaudit

Innerhalb der Gültigkeit Ihres Zertifikates muss jährlich ein Überwachungsaudit durchgeführt werden – mit Ausnahme der Jahre, in denen ein Re-Zertifizierungsaudit erfolgt.

Das erste Überwachungsaudit muss entweder bis zum einplanungsrelevanten Datum vorgenommen werden, das heißt spätestens 12 Monate nach Abschluss des Stufe-2-Audits, oder aber spätestens 12 Monate nach dem Datum der Zertifizierungsentscheidung.

Die folgenden Überwachungsaudits müssen mindestens einmal im Kalenderjahr umgesetzt werden. Dabei ist jedes Überwachungsaudit spätestens drei bzw. vier Monate nach dem letzten Tag vor Ort abzuschließen. Bei erfolgreicher Durchführung erhalten Sie von uns einen Bericht.

Phase 4: Re-Zertifizierungsaudit

Nach drei Jahren, also vor Ablauftermin des Zertifikates, steht ein Re-Zertifizierungsaudit an. In diesem wird zum einen die Dokumentation des Managementsystems Ihres Unternehmens überprüft, zum anderen findet ein Audit vor Ort statt, bei dem die Ergebnisse des vorangegangenen Überwachungsprogramms berücksichtigt werden. Dabei werden die entsprechenden Normanforderungen auditiert. Gibt es signifikante Änderungen in Ihrem Managementsystem oder in den Tätigkeiten Ihres Unternehmens, ist erneut ein Audit der Stufe 1 erforderlich. Insgesamt entspricht die Audit-Methodik eines Re-Zertifizierungsaudits der eines Stufe-2-Audits.

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage

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