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Auditorservice – der neue Weg für angehende Auditoren

Seit März 2016 gibt es den neuen Auditorservice innerhalb des Competence Development Service (CDS) von Izabela Hrkac. Der Auditorservice steht angehenden Auditoren unterstützend zur Seite und ist Ansprechpartner bei allen berufungsrelevanten Angelegenheiten. Doch warum gibt es den Auditorservice, was genau bietet er und wie kommt er im Unternehmen an?

Izabela Hrkac

Warum gibt es den Auditorservice?

In Projekten zur Prozessverbesserung wurde festgestellt, dass es bei der Auditorenberufung Verbesserungspotenzial gibt. Hohe Ablehnungsquoten von Berufungsunterlagen führten dazu, einen prozessunterstützenden und serviceorientierten Weg einzuleiten. Die Berufung der Auditoren muss zielführend und zügig erfolgen, um den Auditor kurzfristig einsetzen zu können. Desweiteren wollen wir die operativen Bereiche entlasten und dafür Sorge tragen, dass das Kompetenzpotential von Auditoren – also der Befugnisrahmen – maximal ausgeschöpft wird.

Was sind die Aufgaben des Auditorservice?

Das Team Auditorservice steht den Anwärtern und PC-Leitern während der Einarbeitungs- und Qualifikationszeit mit folgenden Diensten zur Seite:

  • Willkommenspaket
  • preCheck der Qualifikation der Auditorenanwärter
  • Koordination und Erstellung von Vertragsangelegenheiten
  • Allgemeine Einweisung in übergeordnete Prozesse und Organisationsstrukturen von TN CERT sowie in das QM-System
  • Ansprechpartner für allgemeine Netzwerkfunktionen, sowie Beantragung der EDV Zugänge
  • Verwaltung und Organisation von berufungsrelevanten Trainee- und Monitoringaudits durch benannte Paten
  • Erstellung und Führung eines Einarbeitungs-/Qualifikationsplanes und Hochladen auf der Sharepointseite des Auditorservice
  • Unterstützung bei der Schulungsplanung von Auditorentrainings
  • Berufung der Anwärter

Unser Ziel ist es, eine partnerschaftliche Willkommenskultur zu etablieren, die auch externen Partnern zugute kommen soll. Die Auditoren sollen sich bei uns wohl und gut betreut fühlen.

Wie ist das Konzept im Unternehmen angekommen?

Das Team Auditorservice ist im Februar 2016, nach einer Konzept- und Aufbauphase, mit den ersten Pilotanwärtern gestartet. Bis heute haben wir über 60 Anwärter betreut. Im Laufe der vergangenen Monate sind einige Kinderkrankheiten aufgefallen, sodass wir im Juni 2016 eine Umfrage unter den PC-Leitern und Anwärtern durchgeführt haben. Anhand deren Feedback konnten wir den Prozess optimieren und hoffen auch weiterhin auf konstruktive Rückmeldungen!

Wer sind die Ansprechpartner im Auditorservice?

Das Team Auditorservice gehört zum Competence Development Service (CDS) und wird von den Herren Oliver Jürgensen und Sasa Petric betreut. Die Kommunikation läuft über unsere E-Mail Adresse: auditorservice@tuev-nord.de.

Wollen Sie den Auditorservice auch im Ausland anbieten?

Aktuell betreuen wir deutsche Auditoren in den Fachgebieten ISO 9001, ISO 14001, OHSAS und ISO 50001. Künftig wollen wir unseren Service auch um das Fachgebiet Informationsmanagementsysteme (ISMS) erweitern. Das Thema Digitalisierung wird bei uns im Team groß geschrieben. In diesem Bereich sehen wir großes Potenzial, die Fachleitung, sowie die PC-Leitung zu unterstützen und die angehenden Auditoren mit unserem Willkommenspaket zu betreuen. Gerade durch die kundenfokussierte Strategie im Rahmen von BOLD MOVE erwarten wir, dass unser Konzept im Ausland großen Anklang finden und den OBS bei der Operationalisierung ihrer Strategien helfen wird. Aufgrund der Internationalisierung haben wir uns übrigens auch entschieden, den Namen Auditorservice zu verwenden.

Wie sehen die Pläne für die Zukunft aus?

Wir haben sehr viele Pläne und müssen auch in dieser Hinsicht Prioritäten setzen. Folgende Projekte haben wir uns vorgenommen und werden diese auch zeitnah umsetzen:

  • Ausarbeitung der Auditorenservice-Sharepointseite mit integriertem Workflow 
  • Erstellen eines Videos zur Anleitung der Antragsbearbeitung (nach Bedarf auch andere Dokumentation)
  • Durchführung von regelmäßigen Umfragen der neuberufenen Auditoren über die bereits vorhandene Sharepointseite
  • Einrichtung einer Kandidatendatenbank für potentielle Auditorenanwärter inkl. kurzer Vorbewertung
  • Erstellung einer Verfahrensanweisung Auditorservice
  • Nachhaltiger Service auch nach einer bereits erfolgten Berufung durch Newsletter, Infopakete, Neuigkeiten aus dem OBS Systemzertifizierung, etc.
  • Erstellung neuer Fragebögen zur Berufung als Auditor durch neue Darstellung, verbessertes Design und ein intelligenteres Dateiformat.

Mit unseren fachübergreifenden Erfahrungen und Netzwerken möchten wir zum Erfolg des Unternehmens beitragen.