Wie digitale Zusammenarbeit gelingt

20. März 2020

Homeoffice für alle – das schien vor wenigen Wochen noch undenkbar und ist doch, in Zeiten des Coronavirus, für viele Firmen über Nacht zum Fakt geworden. Für manche von ihnen ist die digitale Zusammenarbeit noch unbekanntes Neuland und eine echte Herausforderung. Maren und Matthias Wagener wissen, wie man ein Team aus der Ferne koordiniert: Sie leiten ihr IT-Unternehmen Vast Forward seit nunmehr fünf Jahren vom Segelboot aus.

#explore: Was raten Sie Unternehmen, die bislang wenig Erfahrung in digitaler und ortsunabhängiger Zusammenarbeit haben und nun umstellen müssen?

Maren Wagener: Technische Voraussetzung ist natürlich ein mobiler Arbeitsplatz, also ein Laptop mit der entsprechenden Software und eine Telefon- und Internetverbindung, die vom Arbeitgeber gestellt werden. Darüber hinaus geht es vor allem um bestimmte Strukturen, die von der Leitungsebene etabliert werden müssen: klare Kommunikation, hohe Transparenz und ein vertrauensvolles Miteinander.

Matthias Wagener: Überlieferte Managementmethoden wie Micromanagement – also engmaschige Kontrolle der Mitarbeiter – funktionieren nicht über die Distanz. Wir glauben an Transparenz und arbeiten beispielsweise mit einer Google-Tabelle, in der alle Projekte des Jahres enthalten sind. Das hilft bei Projektübergaben und gibt uns einen tagesaktuellen Überblick, welche Projekte aktiv sind und von wem sie bearbeitet werden.

Was sind für Sie die wichtigsten Software-Tools zur Team­organisation und zur Themen­abstimmung?

Maren Wagener: Unsere Kunden arbeiten teilweise mit Tools wie Slack, Jira und Trello, und da sind wir natürlich flexibel. Intern halten wir die Dinge seit der Gründung so einfach wie möglich. Wir arbeiten über­wiegend mit Telefon, E-Mail und Skype – kennt jeder, hat jeder, kann jeder bedienen. Und natürlich mit kollaborativen Dokumenten wie Google Docs, damit alle immer auf dem aktuellen Stand sind. Für Video­konferenzen testen wir aktuell auch Zoom als Alternative zu Skype. Darüber lassen sich Teil­nehmer­zahlen bis zu zehn Personen noch besser darstellen, außer­dem ist die Software weniger performance-hungrig und scheint daher stabiler zu laufen.

Welche Werkzeuge verwenden Sie für welche Zwecke?

Maren Wagener: Wir unterscheiden zwischen synchroner Kommunikation, die zeitgleich passiert, und asynchroner, also zeit­versetzter Kommunikation. Für Brain­stormings, kurz­fristige Abstimmungen oder zur schnellen Entscheidungs­findung sind Telefon oder der Video-Call der beste Weg. E-Mail oder Google Docs verwenden wir zur Dokumentation, etwa für Briefings, die schnell wieder auffindbar sein müssen. Und diese Briefings müssen natürlich so klar und strukturiert wie möglich verfasst werden, damit kaum Rückfragen erforderlich sind.

Matthias Wagener: Diese Ansätze sind natürlich auch in einem normalen Büro­miteinander sinnvoll. Aber wenn man auf Distanz zusammen­arbeitet, sind Dinge wie eine strukturierte Dokumenten­ablage und Dokumenten­benennung ganz besonders wichtig.

Maren Wagener: Neben den Einzelkanälen zu den jeweiligen Projekten haben wir für alle Projekt­manager einen gemeinsamen Skype-Chat. Das ist unser kommunikatives Rückgrat: Wer eine technische, fachliche oder sonstige Frage hat, bekommt hier innerhalb weniger Minuten eine Antwort. Eine unserer Projekt­managerinnen hat es so formuliert: Sie sitze zwar alleine zu Hause, fühle sich aber nie allein.

Was sind die Voraussetzungen für eine produktive Videokonferenz?

Maren Wagener: Gründliche Vorbereitung ist hier das A und O. Zunächst definieren wir vorab eine Agenda und Ziel­setzung für die Video­konferenz, auf die sich dann natürlich alle vorbereiten müssen. Nichts ist störender, als wenn während der Konferenz Inhalte wiederholt und Dinge vor­gelesen werden müssen, die eigentlich alle kennen sollten.

Haben Sie so etwas wie einen Knigge für die Video­konferenz?

Matthias Wagener: Da geht es eigentlich um relativ simple Verhaltens­regeln. Das Wichtigste: einander ausreden lassen. Und dann sollte man zunächst dem jeweiligen Leiter des Meetings das Wort über­lassen. Die anderen können erst mal ihre Mikrofone stumm schalten. Denn je nach Tool führen Neben­geräusche dazu, dass die Mikros umschalten und die Bilder anfangen, hin und her zu springen. Gerade Menschen, die noch wenig Erfahrung mit Video­konferenzen haben, ist oft auch noch nicht klar, welchen Eindruck sie vor der Kamera hinter­lassen: Etwa mit dem Kinn in der Hand in die Kamera zu gucken wirkt schnell gelangweilt und desinteressiert. Man sollte sich immer bewusst machen, dass man sich in einem professionellen Kontext bewegt – auch wenn man gerade zu Hause sitzt.

Maren Wagener: Das gilt gerade auch für die Chat-Kommunikation. Wenn man SMS oder WhatsApps austauscht, passiert es ja schnell, dass man die Anrede vergisst und direkt mit dem eigenen Anliegen ins Haus platzt. Statt­dessen sollte man erst mal „Hallo!“ schreiben und vielleicht fragen, wie es geht. Am Telefon würde man das ja ebenso machen. Und diese Höflichkeit sollte auch im Chat­kanal nicht verloren gehen.

Gibt es eine sinnvolle Maximalgröße für eine Konferenz via Video?

Matthias Wagener: Technisch gibt es dabei keine wirklichen Einschränkungen. Die entscheidende Frage ist also eher: Warum mache ich die Videokonferenz, und wen brauche ich dafür? Präsentationen, Vorträge oder Webinare kann man auch mit über 100 Teilnehmern durchführen. Ein demokratischer Austausch auf Augenhöhe ist bei einer solchen Größe allerdings nicht mehr möglich.

Maren Wagener: Bei Brainstorming-Meetings oder interner Organisation sind wir maximal acht oder neun Leute. Das ist in jedem Fall gut zu handeln. Wenn sich alle darüber einig sind, worum es in dem Meeting gehen soll, sich entsprechend vorbereiten und die Netiquette beachten, sind aus meiner Sicht aber auch 10 bis 15 Teilnehmer völlig unproblematisch.

Teamgefühl wächst ja auch etwa in der Kaffee­küche oder beim gemeinsamen Mittag­essen. Wie macht man das über die räumliche Distanz?

Maren Wagener: Nach unserer Erfahrung ist es total wichtig, dass man sich ab und zu sieht – und wenn’s nur per Videokonferenz ist. Zum gemeinsamen Start in die Woche machen wir unseren Montags­plausch: Alle schalten sich dabei von überall via Skype-Video ein und reden vor allem über private Dinge. Das ersetzt so ein bisschen den Schnack an der Kaffee­maschine. Jeden Mittwoch ist gemeinsames Skype-Yoga – angeleitet von einer Lehrerin, die sich dann auch entsprechend zuschaltet. Das hilft, um auf andere Gedanken zu kommen und Pause von der Arbeit zu machen. Denn das gehört zur Selbst­disziplin im Home­office ja wesentlich dazu.

Matthias Wagener: Rund einmal pro Monat machen wir auch ein „Lunch and Learn“, wo jemand aus dem Team oder externe Experten etwas zu einem bestimmten Thema erzählen. Alle drei Wochen gibt es einen Projektstatus, bei dem alle laufenden, angekündigten oder gerade abgeschlossenen Projekte zusammen durch­gesprochen werden. Solche ritualisierten Treffen sind unheimlich hilf­reich. Für Teams, die neu aus dem Home­office heraus arbeiten, können anfangs auch tägliche Video­treffen sinnvoll sein. Dass man sich beispiels­weise jeden Morgen zumindest virtuell kurz in die Augen guckt und abstimmt, wie der Tag laufen soll.

Maren Wagener: Momentan natürlich schwierig, aber grund­sätzlich ist es wichtig, dass man sich in regel­mäßigen Abständen auch im realen Leben begegnet. Wir treffen uns drei bis vier Mal pro Jahr mit unserem Team – verbunden etwa mit einer Konferenz, einem Mitarbeiter­workshop oder einfach mit einem netten Event oder Abend­essen.

Wie organisiere ich mich im Homeoffice, um Arbeit, Privatleben und Freizeit aus­einander­zuhalten?

Maren Wagener: Das fängt schon damit an, dass man aus dem Schlaf­anzug steigt, sich duscht und Alltags­kleidung anzieht, als würde man ganz normal zur Arbeit gehen. Sich in der Wohl­fühl­schlabber­hose vor den Rechner zu setzen ist aus unserer Sicht also auch keine gute Idee. Rund die Hälfte unseres Teams macht morgens Sport, geht beispiels­weise joggen und verlässt erst mal das Haus. Wir sind gerade auf Mallorca – da dürfen wir wegen der Ausgangs­sperre nicht mehr joggen gehen. Aber man kann ja Yoga machen oder einfach kurz vor die Tür treten. Auf jeden Fall sollte man nicht bereits im Bett den Rechner hoch­fahren. Wir trinken morgens zusammen erst mal einen Kaffee, besprechen, was am Tag ansteht, und klappen erst dann unsere Rechner auf.

Matthias Wagener: Selbstdisziplin ist im Home­office zentral. Das ist natürlich nicht für jeden ganz einfach. Maren und mir fällt das relativ leicht. Wir sind ja zu zweit, das ist wie eine kleine Büro­gemeinschaft. Unsere – ausschließlich weiblichen – Mitarbeiterinnen können mit der Art, wie Vast Forward funktioniert, ihr Arbeits­leben und ihr Privat­leben gut verbinden. Wir selbst leben eine Art „Work-Life-Blending“, trennen also wenig zwischen Arbeit und Freizeit. Trotzdem gibt es natürlich auch für uns die disziplinarische Heraus­forderung, Schluss zu machen – schließlich haben wir dieses Lebens­modell auf dem Boot gewählt, um etwas von der Welt zu sehen. Wir versuchen etwa, den größten Teil der Arbeit bis 15 Uhr zu erledigen. Danach gehen wir von Bord und schauen uns die Gegend an. Übers Telefon können wir uns dann ja immer noch darum kümmern, dass die Projekte weiter­gehen. „Homeoffice“ bedeutet eben nicht, sich hilflos zwischen acht und X Uhr der Arbeit aus­zuliefern, sondern mit Selbst­organisation den eigenen Weg zu finden.

Maren Wagener: Eine unserer Projekt­managerinnen hat es mal so auf den Punkt gebracht: Wir sind zwar immer erreichbar, aber nicht immer verfügbar. Wir versuchen, schnell auf E-Mails zu reagieren. Aber das kann auch erst mal heißen: „Vielen Dank für die Nachricht, wir kümmern uns.“ Unsere Mitarbeiterinnen können ihre Arbeitszeit flexibel einteilen. Und sollen nicht auf dem Handy herum­tippen, während sie an der Super­markt­kasse stehen oder das Kind von der Kita abholen.

Manche Unternehmen haben immer noch die Befürchtungen, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu Hause laxer arbeiten. Wie schafft man hier ein wechsel­seitiges Vertrauen?

Matthias Wagener: „Vertrauen statt Kontrolle“ ist unser ganz großes Mantra. „Remote Work“ ähnelt in gewisser Weise einer Fern­beziehung. Es gibt zwei Seiten, die was voneinander und miteinander wollen: Als Unternehmen bietet man finanzielle Sicherheit, Urlaub, Weiter­bildung – und ich denke, in unserem Fall auch ganz viele Freiheiten. Die Mitarbeiter bringen ihre Loyalität, Expertise, Kritik­fähigkeit und ihre persönliche Zeit ein. Und wenn man Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, mit individuellem Gestaltungs­spiel­raum zu arbeiten, kann tatsächlich eine Beziehung entstehen, die auf wechsel­seitigem Vertrauen basiert. Wir kontrollieren nicht, ob unsere Mitarbeiter die in ihren Arbeits­verträgen fest­geschriebenen Wochen­stunden ableisten. Stattdessen ermitteln wir ihre Leistung einerseits anhand der Projekte, die übers Jahr verantwortet wurden. Und anderer­seits in der Initiative, mit der sie sich etwa um Weiter­bildung kümmern, die ja in unserem digitalen Metier enorm wichtig ist. An diesen beiden Größen können wir messen, ob die Fern­beziehung von unserer Seite aus funktioniert und das Vertrauen gerechtfertigt ist.