Dokumentenmanagement: Prüfung & Zertifizierung PK-DML

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine spezialisierte Software, mit der digitale Dokumente strukturiert erfasst, verwaltet, gespeichert, wiedergefunden und revisionssicher archiviert werden können. Moderne DMS-Lösungen integrieren sich nahtlos in bestehende Geschäftsprozesse und unterstützen Unternehmen bei der digitalen Transformation.

Für eine erfolgreiche PK-DML-Zertifizierung sollte eine DMS-Software folgende Funktionen bieten:

• Unveränderbare Archivierung
• Versionierung und Protokollierung von Änderungen
• Benutzer- und Rechteverwaltung
• Automatisierte Workflows
• Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
• Export in langzeitfähige Formate (z. B. PDF/A)

Diese Funktionen sind Voraussetzung, um die Kriterien wie Nachvollziehbarkeit, Ordnungsmäßigkeit und Verfügbarkeit gemäß PK-DML zu erfüllen.

Er setzt sich aus

• Dokumentenprüfung
• mehrtägiger Umsetzungsprüfung vor Ort
• Berichterstattung

und Zertifizierung zusammen.

Zeitaufwand:

• Ca. 6 Monate von Projektstart bis Zertifizierung
• Abhängig von Komplexität der Lösung und Anzahl der zu prüfenden Standorte

Basis jeder PK-DML Zertifizierung bildet die Verfahrensdokumentation, die nachvollziehbar darlegen muss, wie die IT-Lösung die zutreffenden Prüfkriterien erfüllt. Dabei kann die Dokumentation auch auf andere Dokumente verweisen, die vertiefende Informationen enthalten, wie z. B. Sicherheitskonzepte, Prozessbeschreibungen oder Arbeitsanweisungen.

Bei Erst- und Rezertifizierungen wird eine vollständige Dokumentenprüfung durchgeführt. In einem mehrtägigen Audit vor Ort wird die Umsetzung der in der Dokumentation beschriebenen Maßnahmen überprüft.

Im Rahmen der Überwachung findet keine vollständige Dokumentenprüfung statt, es werden vor Ort ca. 50 % der Anforderungen der PK-DML geprüft. Der Fokus liegt auf Änderungen seit der letzten Prüfung.

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung und Aufbewahrung digitaler Unterlagen) bilden eine zentrale rechtliche Grundlage für die elektronische Archivierung in Deutschland. Eine PK-DML-Prüfung berücksichtigt, ob Ihr DMS die Anforderungen der GoBD erfüllt – z. B. durch revisionssichere Speicherung, Protokollierung und eine lückenlose Verfahrensdokumentation.

In Abstimmung mit dem Kunden wird der Scope der Prüfung und Zertifizierung festgelegt, es können beispielsweise Teilprozesse oder alle relevanten Workflows entlang des Dokumentenlebenszyklus betrachtet werden, z. B.:

• Eingang und Erfassung von Dokumenten
• Klassifizierung und Indexierung
• Genehmigungs- und Freigabeprozesse
• Archivierung und Zugriff
• Löschung nach Ablauf von Fristen

Dabei wird bewertet, ob diese Prozesse dokumentiert, technisch abgesichert und revisionssicher implementiert sind.

Das Zertifikat wird von der Zertifizierungsstelle der TÜV NORD CERT GmbH ausgestellt.

Das Zertifikat ist 3 Jahre gültig. Es erfolgt eine Erstzertifizierung im Rahmen eines Erstaudits im Jahr 1 und je 1 Überwachungsaudit in den Jahren 2 und 3, in denen Änderungen zur Erstdokumentation geprüft werden.

Die Dokumentenprüfung enthält maximal 2 Durchläufe, wobei die 2. Dokumentenversion prüf- und zertifizierbar sein muss. Das vor-Ort-Audit enthält maximal einen prüf- und zertifizierbaren Durchlauf.

Die Zertifizierung kann für alle digitalen Dokumenten-Management-Prozesse und die damit verbundenen IT-Lösungen genutzt werden.

Teillösungen sind ebenfalls zertifizierbar, z. B. nur der Scanprozess, die Verwaltung und Bearbeitung von Dateien und Dokumenten oder ein Archiv.

Bei Teillösungen müssen die Schnittstellen und Funktionsabgrenzungen deutlich in der Verfahrensdokumentation beschrieben sein.

Wenn Ihre DMS-Lösung und der Erfassungsprozess den Anforderungen an eine ordnungsmäßige, vollständige und nachvollziehbare Digitalisierung gemäß PK-DML und GoBD entsprechen, können Papierdokumente grundsätzlich nach dem Scannen vernichtet werden. Dies wird auch als „ersetzendes Scannen“ (BSI TR-03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) bezeichnet. Eine Prüfung durch TÜV NORD gibt Ihnen hier Rechtssicherheit.