Digitales Projektmanagement – Herausforderungen und Lösungen

Die Coronakrise hat die digitale Transformation der Arbeitswelt beschleunigt. Vor allem Formen der virtuellen Zusammenarbeit haben an Bedeutung gewonnen. Allerdings war ein Trend zum digitalen Projektmanagement schon spürbar, bevor die Pandemie Beschäftigte rund um den Globus ins Homeoffice zwang. Schließlich können Unternehmen viel Zeit und Geld sparen, wenn sie Geschäftsreisen durch Online-Konferenzen ersetzen.

Im digitalen Projektmanagement begegnen sich Projektleiter:innen und Teammitglieder vor allem virtuell. Das erschwert es, Zwischentöne wahrzunehmen, wie sie sich zum Beispiel in der Körperhaltung oder im Blickkontakt ausdrücken. Schließlich ist das Bild einer Kamera nur bedingt mit dem Eindruck zu vergleichen, den man gewinnt, wenn man sich mit einer Person im selben Raum aufhält. 

Für Marco Kayser stellt die räumliche Distanz allerdings nicht den größten Stolperstein dar. Schwerwiegender seien Fehler im Setup von Projekten, die er häufig beobachtet und die für digitales und analoges Projektmanagement gleichermaßen gelten. „Das Ziel ist unklar, Anforderungen sind nicht sauber definiert oder Erwartungen unrealistisch. Oft sind Entscheider:innen nicht vernünftig eingebunden oder das Risikomanagement ist nicht richtig aufgesetzt.“ Solche Fehler haben langfristige Konsequenzen. „Wenn das Setup nicht stimmt, rennen Projektmanager:innen später immer hinterher.“ 

Im digitalen Projektmanagement kommen als weitere Herausforderung die Auswahl und der Einsatz geeigneter Tools hinzu. 

Eine Schlüsselrolle für erfolgreiches digitales Projektmanagement spielen Kollaborations-Tools. Hier sind Projektleiter:innen oft auf eine Plattform, die bereits im Unternehmen verwendet wird, festgelegt.

Zusätzlich empfiehlt Marco Kayser je nach Projekt 

• Tools für die Dokumentation,
• Tools für visuelles Brainstorming, Mind Mapping, Whiteboards etc. und
• Projektmanagement-Tools, in denen Projektleiter:innen zum Beispiel Kanban-Boards anlegen und Projektschritte visualisieren können. 

Am besten halten sich Projektleiter:innen bei der Auswahl von Software an die Devise „So viel wie nötig, so wenig wie möglich“. So behalten alle Beteiligten die Übersicht. 

Wichtig: Digitales Projektmanagement ist nicht zwingend gleich agiles Projektmanagement. Manchmal macht ein klassischer Projektplan am meisten Sinn – zumindest solange er nicht ausufert. „Ein solcher Plan sollte nicht jedes Detail aufführen und über 510 Zeilen gehen. Aber er sollte alle wichtigen Grundabhängigkeiten enthalten, sodass sich die Teilnehmer:innen orientieren können.“

KI eröffnet neue Möglichkeiten für Projektmanager:innen

Künstliche Intelligenz, ist Marco Kayser überzeugt, wird in den nächsten Jahren für einen großen Effizienzschub im Projektmanagement sorgen. Er selbst setzt KI-Tools schon seit geraumer Zeit ein.

Als virtuelle Sparringspartner analysieren diese zum Beispiel Zeit- und Budgetpläne oder optimieren das Risikomanagement. Allerdings, betont Marco Kayser, hängen die Ergebnisse von der Qualität der Eingaben (Prompts) ab. „Wenn ich nichts Vernünftiges eingebe, kommt auch nichts Vernünftiges heraus.“ Von einer Weiterbildung im Prompten profitiere deshalb jede:r Projektmanager:in. 

Gut zu wissen: Im Umgang mit KI-Tools sind immer ethische Faktoren sowie der Datenschutz zu beachten. Allein deshalb etablieren Unternehmen zunehmend eigene, geschlossene KI-Systeme. So besteht nicht die Gefahr, dass sensible Daten nach außen geraten. Zudem können Mitarbeitende in unternehmenseigenen Anwendungen zum Beispiel Prompts austauschen oder die KI-Informationen aus Datenbanken auslesen lassen.

Selbst leistungsstarke, moderne Tools sind letztendlich nur Werkzeuge. Damit sie ihren Zweck im digitalen Projektmanagement erfüllen, müssen Projektmanager:innen für ein stabiles Fundament sorgen. Dazu gehört es, Anforderungen und Ziele klar zu definieren, ein sauberes Risikomanagement aufzusetzen und sich frühzeitig Gedanken darüber zu machen, welche Stakeholder:innen eingebunden werden müssen. 

Außerdem betont Marco Kayser den Stellenwert einer erfolgreichen Kommunikation. „Ich brauche Regelungen für eine vertrauensvolle, verbindliche und effiziente Kommunikation. Das kann zum Beispiel bedeuten, dass ein Team jeden Morgen und jeden Abend sowie immer dann, wenn es Hindernisse oder Abweichungen erfordern, zusammenkommt.“

Schließlich sei das Commitment der Unternehmensführung und der Projektmitglieder entscheidend. Die Arbeit sollte Spaß machen. Das setze voraus, alle mitzunehmen, auch Mitarbeitende, die weniger erfahren in der Arbeit mit digitalen Instrumenten sind.

Das Arbeitsmodell der Zukunft, ist Marco Kayser überzeugt, ist hybrides Arbeiten. In dieser Zukunft wird digitales Projektmanagement beziehungsweise eine Mischung aus analogem und digitalem Projektmanagement eine Schlüsselrolle spielen. 

Unternehmen profitieren deshalb, wenn sie digitales beziehungsweise hybrides Projektmanagement in ihren Strukturen etablieren und Voraussetzungen dafür schaffen, damit dieses effizient verläuft. Das beginnt bei der Implementierung geeigneter Tools für die Projektarbeit und schließt die gezielte Weiterbildung von Mitarbeitenden ein, zum Beispiel in der Arbeit mit künstlicher Intelligenz. 

Dann sind die Erfolgskriterien digitaler Projekte weitgehend dieselben wie die ihrer analogen Verwandten. Ein gutes Set-up, eine klare Struktur und eine transparente Kommunikation schaffen beste Voraussetzungen für den Projekterfolg, unabhängig davon, ob und wie oft sich die Mitglieder von Projektteams in Fleisch und Blut gegenübersitzen.