Die EU-Whistleblower-Richtlinie: Informationen und Tipps für ein rechtskonformes Hinweisgebersystem

Whistleblower in Unternehmen helfen, Missstände aufzudecken, die sonst nicht oder erst spät ans Licht kämen. Doch statt mit Dank mussten sie in der Vergangenheit oft mit unangenehmen Konsequenzen rechnen, angefangen bei Mobbing über Gehaltsminderungen bis hin zu Kündigungen. Die EU-Whistleblower-Richtlinie soll damit Schluss machen. Sie verbietet nicht nur Repressalien jeder Art, sondern verpflichtet Unternehmen und Behörden auch dazu, ein Hinweisgebersystem einzurichten.

Am 02. Juli 2023 wurde mit in Kraft treten des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) die EU-Richtlinie in nationales Recht umgesetzt.

Hier erfahren Sie,

• welche Anforderungen die Whistleblower-Richtlinie an ein Hinweisgebersystem stellt,
• für wen es keine Übergangsfrist geben soll und
• wie Unternehmen selbst von einem Whistleblowing-Gesetz profitieren.

Das zentrale Ziel der EU-Whistleblower-Richtlinie besteht darin, Personen, die auf Missstände aufmerksam machen, vor Repressalien zu schützen. Unter anderem sollen sie die Möglichkeit haben, Informationen sicher und vertraulich weiterzugeben.

Davon profitieren auch Unternehmen, betont Rechtsanwältin und Unternehmensberaterin Astrid Meyer-Krumenacker. Denn ein gutes Hinweisgebersystem sei ein wichtiger Baustein eines Compliance-Management-Systems und ein sehr gutes Frühwarnsystem im Rahmen des Risikomanagements. „Ich frage meine Mandanten immer: Wie wollen Sie von einem Problem erfahren, wollen Sie morgens von der Staatsanwaltschaft abgeholt werden oder eine E-Mail bekommen?“ Im Idealfall sorge ein Hinweisgebersystem dafür, dass Verantwortliche einen Gesetzesverstoß rechtzeitig stoppen können.

Gut zu wissen: Die Angst, dass Hinweisgebersysteme vor allem von Denunzianten genutzt werden, ist unbegründet. Nur etwa zwei Prozent aller Meldungen in Hinweisgebersystemen, so Astrid Meyer-Krumenacker, seien unbrauchbare Meldungen wie Beschwerden über Kolleginnen und Kollegen, die ihr Geschirr in der Spüle gelassen hätten. Zudem haben Organisationen die Möglichkeit, dem Denunziantentum gezielt vorzubeugen. Darauf kommen wir noch zurück.

Zentrale Anforderungen der EU-Whistleblower-Richtlinie und damit auch des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes sind folgende:

• Internes Meldesystem: Betroffene Unternehmen oder Behörden müssen ein internes Meldesystem einrichten. Mögliche Meldewege sind schriftlich, telefonisch, persönlich oder über ein Whistleblowing-Portal.
• Wahlmöglichkeiten: Whistleblower müssen wählen können, ob sie einen potenziellen Missbrauch schriftlich, telefonisch oder mündlich melden.
• Vertraulichkeit von Daten: Die Identität des Whistleblowers darf nur den Personen bekannt sein, die für die Bearbeitung der Meldung zuständig sind.

Darüber hinaus bestehen diverse Anforderungen an die Personen, die Meldungen entgegennehmen. Zum Beispiel müssen diese soweit unabhängig sein, dass bei ihrer Tätigkeit kein Interessenkonflikt entsteht.

Gut zu wissen: Hinweisgeber können sich an das interne Hinweisgebersystem wenden oder einen Missbrauch gleich einer externen Stelle (zum Beispiel einer Behörde) melden. Letzteres ist natürlich alles andere als ideal für das betreffende Unternehmen. Ein Grund mehr für ein vertrauenswürdiges Meldesystem.

Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht eine gestaffelte Einführung vor. Entscheidend für den Zeitpunkt ist die Zahl der Mitarbeitenden:

• Ab 250 Mitarbeitenden: Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden müssen die Anforderungen des Gesetzes seit dem 02. Juli 2023 umgesetzt haben.
• 50 bis 249 Mitarbeitende: Diese Unternehmen müssen die Anforderungen seit dem 17.12.2023 erfüllen.
• Unter 50 Mitarbeitenden: Unternehmer mit weniger als 50 Mitarbeitende sind von dem Hinweisgeberschutzgesetz nicht betroffen und müssen es auch nicht umsetzen.

Ist das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz verabschiedet, geht es also schnell. Das sollten sich Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden vor Augen halten, so Astrid Meyer-Krumenacker. Der Haken: „Viele haben das Thema nicht einmal auf dem Schirm.“

Dabei sei es jetzt höchste Eisenbahn, denn um ein Hinweisgebersystem ordentlich zu installieren, alle Beteiligten einzubinden und zu schulen sowie das Thema ordnungsgemäß zu kommunizieren, müssten Unternehmen mit vier Monaten rechnen. Manchmal brauche allein schon der Betriebsrat so lange, um das System abzusegnen. Verpasst ein Unternehmen die rechtzeitige Umsetzung der Vorgaben, droht ein im schlimmsten Fall mehrfach verhängtes Bußgeld von 20.000 Euro.

Abgesehen davon, dass Unternehmen aktiv werden sollten, rät Astrid Meyer-Krumenacker zu Folgendem:

• Kommunikationskonzept erstellen: Ein Hinweisgebersystem erfüllt seinen Zweck nur, wenn alle in Unternehmen davon wissen und wenn es angenommen wird. Deshalb sollten sich Verantwortliche vorab genau überlegen, wie sie die Einführung kommunizieren. Dabei sei es zentral, betont Astrid Meyer-Krumenacker, die Vorteile des Systems zu kommunizieren und klarzumachen, dass Denunziantentum nicht erwünscht sei. „Leider sparen viele Unternehmen an dieser Stelle.“
• Prozesse gestalten: Wer muss bei der Implementierung beteiligt werden, wer bearbeitet Meldungen und was geschieht, wenn ein Hinweis mit kritischem Inhalt eingeht? Fragen wie diese müssen rechtzeitig im Vorfeld geklärt werden.
• Zugriffe klären: Weil bei vielen Straftaten wie Bestechungen Personen außerhalb des eigenen Unternehmens beteiligt seien, hält es Astrid Meyer-Krumenacker für sinnvoll, nicht nur eigenen Mitarbeitenden Zugriff auf das System zu geben.
• Datenschutz sicherstellen: Für den Umgang mit vertraulichen Informationen ist ein Datenschutzkonzept notwendig.
• Sich um notwendige Technik kümmern: Digitalen Meldesystemen gesteht Astrid Meyer-Krumenacker viele Vorteile zu. Zum Beispiel ermöglichen sie es, anonym mit Personen zu kommunizieren, Dokumente hochzuladen und sich automatisch an fristgerechte Eingangsbestätigungen und Rückmeldungen erinnern zu lassen. Aber um davon zu profitieren, müssen solche Systeme frühzeitig angeschafft und installiert werden.
• Schulungen organisieren: Einweisungen beziehungsweise Schulungen bereiten Personen auf den Umgang mit Hinweisgebersystemen vor.

Wichtig: Die Kommunikation ist nicht abgeschlossen, sobald ein Hinweisgebersystem installiert ist. Astrid Meyer-Krumenacker rät Unternehmen dazu, nach einem oder spätestens zwei Jahren eine Mitarbeitendenbefragung durchzuführen. Sonst gehe es ihnen schnell wie einem bekannten Unternehmen in der Schweiz. Das hatte vor Jahren ein hochwertiges Meldesystem für Whistleblower eingeführt, aber keine Meldung erhalten. Bei einer nachträglichen Befragung stellte sich heraus, dass 80 Prozent der Mitarbeitenden nicht um die Existenz des Systems wussten. 

Sichere Meldesysteme für Whistleblower tragen dazu bei, Missstände abzuschaffen und Gesetzesverstöße zu unterbinden. Im Idealfall versetzen sie Organisationen in die Lage, größeren Schaden abzuwenden. Indem es die Integrität eines Unternehmens stärkt, fördert ein Meldesystem sogar das Vertrauen von Mitarbeitenden und Geschäftspartnerinnen oder Geschäftspartnern.

Es gibt also gute Gründe abseits drohender Bußgelder, sich rechtzeitig um die Einrichtung und Pflege eines solchen Systems zu kümmern. Die Kommunikation spielt dabei eine zentrale Rolle. Schließlich nutzt niemand ein Meldesystem, von dessen Existenz er oder sie nicht weiß.