Unternehmensführung
Viele Arbeitgeber planen das Homeoffice als Dauermodell beizubehalten. Moderne Arbeitsformen werden zunehmend fest in Betriebe integriert. Hier erfahren Sie, welche gesetzlichen Regelungen für mobiles Arbeiten und Homeoffice heute gelten. Damit das Homeoffice für alle Beteiligten zum Erfolg wird, müssen klare Rahmenbedingungen geschaffen werden.
Was 2020 zu Beginn der COVID-19-Pandemie eine Notlösung war, hat sich zum Erfolgsmodell entwickelt: das Homeoffice. Aus der vorübergehenden Arbeit am Küchentisch sind fest eingerichtete Arbeitsplätze geworden. Für viele Arbeitgeber soll Homeoffice ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags bleiben.
Ganz nebenbei haben sich weitere moderne Arbeitsformen entwickelt.
Dazu gehören:
Die Vielzahl der Formate zeigt bereits den dynamischen Prozess und die Geschwindigkeit, mit der sich die Arbeitswelt verändert.
Dabei ist die rechtliche Unterscheidung wesentlich: Telearbeit beschreibt einen fest eingerichteten Arbeitsplatz im Privatbereich der Arbeitnehmer. Mobiles Arbeiten bedeutet, dass die Mitarbeiter von wechselnden Orten aus tätig sind.
Bei der mobilen Arbeit besteht für Beschäftigte oft die Möglichkeit, auch im Café oder während einer Workation produktiv zu sein. Für die klassische Telearbeit sind die Rechtsgrundlagen der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) zwingend anzuwenden. Auf nicht dauerhaft eingerichtete Arbeitsplätze im Homeoffice finden sie hingegen meist keine Anwendung.
Dennoch bleibt die allgemeine Fürsorgepflicht bestehen, die jeder Arbeitgeber gegenüber seinen Mitarbeiter:innen hat. Die Tätigkeit der Beschäftigten muss daher auch außerhalb des Büros abgesichert sein. Die allgemeinen Pflichten aus dem Arbeitsschutzgesetz bleiben bestehen.
Aktuell existiert in Deutschland noch kein spezielles Gesetz, das das Homeoffice im Detail regelt. Die während der Pandemie geltenden Sonderregelungen zum Homeoffice sind ausgelaufen. In der betrieblichen Praxis greift daher primär das Direktionsrecht gemäß § 106 GewO, welches dem Arbeitgeber erlaubt, den Arbeitsort und die Bedingungen der Tätigkeit festzulegen.
Ein allgemeines Recht auf mobiles Arbeiten lässt sich aus den derzeitigen Entwürfen der Regierung noch nicht verbindlich ableiten. Aktuell besteht kein gesetzlicher Anspruch auf Homeoffice, sodass der Arbeitgeber einen Homeoffice-Wunsch grundsätzlich ablehnen kann. Um Transparenz zu schaffen, sollte der Arbeitsort daher immer über eine schriftliche Vereinbarung oder einen ergänzten Arbeitsvertrag klar definiert werden.
Die Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeit stellt im Homeoffice eine besondere Herausforderung dar.
Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) schreibt
Arbeitgeber müssen ein System zur Arbeitszeiterfassung bereitstellen. Dieses kann grundsätzlich auch papierbasiert sein, sofern die Arbeitszeiten vollständig und nachvollziehbar dokumentiert werden. Eine digitale Lösung ist oft empfehlenswert, aber rechtlich nicht zwingend vorgeschrieben.
Arbeitnehmer:innen sind verpflichtet, die Vorgaben zum Arbeitszeitgesetz auch remote einzuhalten. Arbeitgeber:innen müssen sicherstellen, dass die Arbeitszeit korrekt erfasst wird, um Bußgelder zu vermeiden.
Nach § 5 ArbSchG ist zudem eine Gefährdungsbeurteilung über die Tätigkeit im Homeoffice anzufertigen. Hierbei müssen Arbeitgeber:innen die Arbeitnehmer:innen auch über die sichere Nutzung der Arbeitsmittel gemäß der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) unterweisen.
Die Bereitstellung geeigneter Arbeitsmittel ist ein zentraler Bestandteil, um den Arbeitsschutz im Homeoffice zu gewährleisten.
Auf die Arbeit im Homeoffice oder Remote-Work sind das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und die DSGVO ebenso anzuwenden wie auf normale Arbeitsverhältnisse. Das Unternehmen muss entsprechende Vorkehrungen treffen. Durch Festlegung solcher technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) können personenbezogene Daten rechtskonform verarbeitet werden.
Idealerweise wird der Arbeitsplatz so eingerichtet, dass keine ausgedruckten Daten benötigt werden. Sollte dies nicht möglich sein, sorgt ein verschließbarer Schrank für die nötige Sicherheit außerhalb des Büros.
Moderne IT-Sicherheitskonzepte sind für die Absicherung unerlässlich:
Häufig stellt sich die Frage, ob ein rechtlicher Anspruch besteht, ohne ausdrückliche Zustimmung des Arbeitgebers vom Ausland aus zu arbeiten. Ohne eine entsprechende Vereinbarung ist dies unzulässig, da eine Auslandstätigkeit weitreichende Konsequenzen haben kann. Maßgeblich sind hier zum Beispiel der Arbeitsvertrag, das Weisungsrecht und die Unternehmensrichtlinien. Es besteht beispielsweise die Gefahr, dass im Ausland ungewollt eine Betriebsstätte entsteht. Für das Unternehmen kann dies umfassende steuerliche Verpflichtungen nach sich ziehen.
Bevor Arbeitnehmer:innen ihre Tätigkeit im Ausland aufnehmen, müssen folgende Punkte geklärt sein:
Möchten Arbeitgeber:innen das Recht auf Homeoffice für die Beschäftigten dauerhaft verankern, sollten sie gesetzliche Lücken durch gezielte Vereinbarungen schließen. Dabei ist das Nachweisgesetz (NachwG) zu beachten. Dieses fordert die schriftliche Niederlegung der wesentlichen Arbeitsbedingungen.
Eine detaillierte Vereinbarung im Arbeitsvertrag regelt beispielsweise:
Da die eigene Wohnung durch Art. 13 des Grundgesetzes geschützt ist, kann ein Zutrittsrecht nicht beliebig vereinbart oder ausgeübt werden. Besichtigungen können nur mit Zustimmung des Beschäftigten und unter engen Voraussetzungen erfolgen.
Darüber hinaus sollte eine Betriebsvereinbarung klare Regelungen zu Sicherheitsvorgaben im Homeoffice enthalten und erläutern, in welchen Fällen diese für den gesetzlichen Unfallversicherungsschutz relevant sein können.
Unternehmen sollten mobiles Arbeiten auf ein stabiles juristisches Fundament heben. Da die pandemiebedingten Sonderrechte längst ausgelaufen sind, liegt es in Ihrer Verantwortung als Arbeitgeber:innen, die bestehenden gesetzlichen Anforderungen präzise umzusetzen.
Verbleibende rechtliche Lücken schließen Sie am besten konsequent durch individuelle und gezielte Absprachen. Eine sorgfältige Gestaltung dieser Vereinbarungen schützt Sie effektiv vor künftigen Rechtsstreitigkeiten. Gleichzeitig schaffen Sie so die notwendige Planungssicherheit, um moderne Arbeitsformen langfristig und erfolgreich in Ihrem Betrieb zu etablieren.
Aktuell existiert in Deutschland kein genereller gesetzlicher Anspruch auf ortsunabhängiges Arbeiten. Als Arbeitgeber:in entscheiden Sie im Rahmen Ihres Direktionsrechts grundsätzlich selbst, ob Sie mobile Arbeitsmodelle in Ihrem Unternehmen anbieten möchten. Auch künftige Gesetzesentwürfe sehen vor, dass ein Unternehmen die Arbeit im Homeoffice ablehnen kann, sofern betriebliche Gründe entgegenstehen.
Eine rechtssichere Vereinbarung sollte unter anderem folgende Punkte enthalten:
Um Haftungsrisiken zu minimieren, sollten Sie die Details zur mobilen Arbeit in einem schriftlichen Zusatz zum Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung fixieren.
Es gibt keine ausdrückliche gesetzliche Pflicht, stets einen Laptop bereitzustellen. Der Arbeitgeber muss jedoch sicherstellen, dass die Arbeit datenschutzkonform und arbeitsschutzgerecht durchgeführt werden kann. In der Praxis stellen viele Arbeitgeber deshalb die erforderliche Hardware zur Verfügung.
Die Details zur technischen Ausstattung des heimischen Arbeitsplatzes, etwa die Bereitstellung von Büromöbeln oder einem Laptop, sollten Sie vorab vertraglich regeln.
Die Form der Kommunikation und die Erreichbarkeit sollten Sie in den Homeoffice Regelungen klar definieren. Dies stellt sicher, dass der Informationsfluss zwischen dem Unternehmen und den Beschäftigten auch außerhalb vom Büro reibungslos funktioniert.
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