Integriertes Managementsystem: Bedeutung und Vorteile

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für ein integriertes Managementsystem. Managementsysteme, beispielsweise für Qualität, Umwelt, Energie und Arbeitsschutz, werden zu einer umfassenden Lösung zusammengeführt. Ziel ist es, ein ganzheitliches System zu schaffen, dessen Komponenten reibungslos ineinandergreifen.

Wir haben uns mit Gregor Gonsior, Regionalleiter Ruhr-Ost im Cluster Systemzertifizierung der TÜV NORD CERT, darüber unterhalten, welche Vorteile ein integriertes Managementsystem hat, unter welchen Voraussetzungen es möglich ist und wie die ersten Schritte einer Integration aussehen.

Ein integriertes Managementsystem (IMS) ist ein übergreifendes System, das verschiedene Managementsysteme eines Unternehmens in einer einheitlichen Struktur zusammenfasst, zum Beispiel das Qualitätsmanagementsystem, das Energiemanagementsystem und das Umweltmanagementsystem.

Die Bündelung von Prozessen und Vorgaben fördert eine einheitliche Arbeitsweise und steigert die Effizienz und Transparenz im Unternehmen.

Die wesentlichen Vorteile eines IMS auf einen Blick

• Effizienzsteigerung: Prozesse werden miteinander verknüpft, Doppelarbeit wird vermieden, und Ressourcen können gezielter eingesetzt werden.
• Kostensenkung: Redundante Prozesse entfallen. So profitieren Organisationen von finanziellen Vorteilen.
• Klare Verantwortlichkeiten: Ein IMS definiert eindeutige Zuständigkeiten und schafft so Orientierung.
• Kombinierte Audit-Prozesse: Ähnliche Anforderungen lassen sich in einem kombinierten Verfahren prüfen.
• Höhere Motivation von Mitarbeitenden: Transparenz und klare Ziele fördern die Akzeptanz des Managementsystems und die Identifikation mit den Zielen im Team.
• Vertrauen von Kund:innen und Partner:innen: Zertifikate nach anerkannten Standards signalisieren Professionalität und Zuverlässigkeit.
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Neue Anforderungen lassen sich schneller integrieren.
• Bessere Entscheidungsgrundlagen: Eine zentrale Datensammlung schafft eine solide Basis für strategische Entscheidungen. 

Zusammenfassung der Gesamtheit der Vorteile: Zusammengefasst steigert ein integriertes Managementsystem nicht nur die Effizienz und senkt Kosten, sondern verbessert auch die Transparenz und die Zusammenarbeit im Unternehmen. Es sorgt für gute Entscheidungsgrundlagen, fördert die Akzeptanz bei Mitarbeitenden, stärkt das Vertrauen der Kund:innen und erleichtert es, gesetzliche und normative Anforderungen zu erfüllen.  

Voraussetzung für den Erfolg ist jedoch eine sorgfältige Planung und Umsetzung. 

Eine wesentliche Voraussetzung für eine erfolgreiche Integration ist die High Level Structure (HLS) (auch als Harmonized Structure bekannt). „Die HLS bietet durch ihre einheitliche Vorgabe von Normkapiteln die Möglichkeit einer einfachen Integration der spezifischen Themen aus verschiedenen Normen“, erläutert Gregor Gonsior.  

Andernfalls wäre der organisatorische Aufwand für die Integration sehr groß. Weil Themen an verschiedenen Stellen in den Normen und zum Teil mit anderen Begriffen abgebildet sind, müssten Verweise auf diese unterschiedlichen Strukturen und Elemente hinzugefügt werden.

Aktuell sind viele der bekannten und relevanten Managementsysteme gemäß der HLS aufgebaut. 

Dazu gehören zum Beispiel die folgenden:

• Qualitätsmanagementsystem (ISO 9001)
• Umweltmanagementsystem (ISO 14001)
• Energiemanagementsystem (ISO 50001)
• Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagementsystem (ISO 45001) 

Gregor Gonsior prognostiziert, dass die meisten Normgeber zukünftig bei neuen und überarbeiteten Normen dem HLS-Ansatz folgen werden. 

„Alle Normgeber werden ihre Normen in eine bekannte und gut etablierte Struktur bringen wollen, weil diese bei der Umsetzung viele Vorteile mit sich bringt. Dazu gehört auch, dass Verantwortliche neue Normen leichter verstehen, wenn diese einer bekannten Struktur folgen.“ 

Die Integration von Managementsystemen bietet eine hervorragende Möglichkeit, Synergien zwischen verschiedenen Normen zu schaffen und Abläufe effizienter zu gestalten. Dank der High Level Structure (HLS) beziehungsweise der Harmonized Structure (HS) lassen sich Gemeinsamkeiten und Schnittmengen klar identifizieren. Das erleichtert die Integration. Eine erfolgreiche Umsetzung erfordert jedoch mehr als die Betrachtung oberflächlicher Gemeinsamkeiten. Die spezifischen Anforderungen und Besonderheiten einzelner Normen verdienen besondere Beachtung, um ein umfassendes und effektives integriertes Managementsystem (IMS) zu etablieren.

Die Grundlage einer erfolgreichen Integration ist eine durchdachte Planung. Ein gut strukturierter Implementierungsplan sorgt dafür, dass die einzelnen Elemente des IMS nicht nur effizient verknüpft, sondern auch nachhaltig in die Organisation eingebettet werden. Ein bewährtes Vorgehen ist die Bildung eines interdisziplinären IMS-Teams, das die Integration von Anfang an begleitet. Idealerweise besteht dieses Team aus Fachleuten aus verschiedenen Bereichen, die ihr Wissen und ihre Perspektiven einbringen, um die Anforderungen der Normen ganzheitlich zu berücksichtigen.

Zu den zentralen Aufgaben des IMS-Teams gehören die folgenden:

• Identifikation von Synergien und Schnittstellen zwischen den Normen
• systematische Integration spezifischer Anforderungen
• Koordination und Abstimmung zwischen den beteiligten Abteilungen

Ein IMS-Team schafft eine solide Grundlage für eine reibungslose Implementierung und fördert die Akzeptanz des Systems innerhalb der Organisation.

Für den langfristigen Erfolg eines integrierten Managementsystems ist es sinnvoll, eine zentrale Rolle für die übergreifende Koordination zu definieren. Diese Person hat den Gesamtüberblick über alle eingebundenen Systeme und sorgt dafür, dass die Integration konsistent und zielgerichtet verläuft. Dabei unterstützt die oder der IMS-Prozessverantwortliche das IMS-Team und dient als Ansprechpartner:in für alle relevanten Fragen zur Systemgestaltung und -optimierung. Idealerweise ist die Person Mitglied des Managements.

Neben einem klaren Implementierungsplan sind erprobte Methoden entscheidend für die erfolgreiche Integration.  

Dazu gehören

• der Einsatz interner Audits zur Überprüfung und Optimierung,
• regelmäßige Fortschrittsbewertungen durch definierte Meilensteine,
• die Nutzung von Tools, die die Integration vereinfachen und strukturieren. 

Die Integration eines Managementsystems ist mehr als nur die Zusammenführung verschiedener Normen. Sie macht Organisationen effizienter, transparenter und zukunftsfähiger. Ein IMS ermöglicht es, Ressourcen optimal zu nutzen, die Zusammenarbeit zu fördern und die Anforderungen von Kund:innen, Partner:innen und Regulierungsbehörden zu erfüllen.

Voraussetzungen dafür sind eine sorgfältige Planung, die Einbindung eines interdisziplinären IMS-Teams und eine Person, die den Überblick über die verschiedenen Systeme behält. Kombiniert mit einem praxisnahen Ansatz, wird die Einführung eines IMS so zu einem Katalysator für nachhaltigen Unternehmenserfolg.