Digitale Transformation in Unternehmen

Digitalisierung geht jeden an – vom kleinen Handwerksbetrieb bis hin zum Großkonzern. Ganz neu ist das Thema nicht mehr – aber dank des großen Aufholbedarfs deutscher Unternehmen hat es nicht an Aktualität eingebüßt. Besonders eindrucksvoll zeigt sich dies in der öffentlichen Verwaltung. Sie wird mit dem Onlinezugangsgesetz 2.0 weiter verpflichtet, die Digitalisierung wichtiger Bürgerdienste voranzutreiben – und erklärt die digitale Transformation zur Daueraufgabe.

Doch was ist digitale Transformation genau? Wir haben mit Frau Dr.-Ing. Janka Krings-Klebe und Herrn Jörg Schreiner, Managing Partners der Agentur für digitale Transformation co-shift, über die Bedeutung und Ziele der digitalen Transformation und die ersten Schritte auf dem Weg zur erfolgreichen Digitalisierung im Unternehmen gesprochen.

Die digitale Transformation im Unternehmen beschreibt einen Change-Prozess, der neben technologischen Veränderungen insbesondere einen strukturellen und kulturellen Wandel einleitet. Sie dreht sich rund um die Art, wie wir zukünftig arbeiten. Während etwa die Digitalisierung neue Methoden für die Zusammenarbeit in dezentral arbeitenden Teams einführt, verändert die digitale Transformation die gesamte Art der Zusammenarbeit, die Instrumente der Führungsarbeit und die Unternehmenskultur.

„Digitale Transformation in Unternehmen beinhaltet auch, neue Wege zu finden, um einen Geschäftswert zu erzeugen, Umsätze zu erzielen oder die Effizienz zu steigern“, erklärt Krings-Klebe. „Das muss nicht, kann aber die fundamentale Umstrukturierung ganzer Bereiche bedeuten. So tun sich dank neuer Abrechnungsmodelle, die erst durch die Digitalisierung möglich geworden sind, neue Geschäftsfelder auf, etwa im Pay-per-Use-Bereich.“

Obwohl die Begriffe häufig synonym verwendet werden, bezeichnen Digitalisierung und digitale Transformation unterschiedliche Fortschrittsgrade. Während die digitale Transformation einen tiefgreifenden, strukturellen und kulturellen Wandel beschreibt, macht die Digitalisierung diesen erst möglich. Sie schafft über die Einführung von Technologien und die digitale Gestaltung von Prozessen in Unternehmen den digitalen Reifegrad, der die Transformation ermöglicht.

Beim digitalen Change-Management sollten sich Unternehmer:innen bewusst sein, dass die digitale Transformation ein Marathon ist und kein Sprint. „Es ist eine Lernreise, bei der man idealerweise Schritt für Schritt vorgeht“, erklärt Krings-Klebe. Zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren für digitale Transformation gehören ausreichend Zeit, Raum zum Ausprobieren sowie auch für Misserfolge und eine gewisse Struktur, die den Rahmen vorgibt. Sie läuft am besten Schritt für Schritt ab:

1. Schritt: Definition der Prioritäten des Unternehmens
   Welche geschäftlichen Ziele möchte das Unternehmen mit der digitalen Transformation erreichen? Soll beispielsweise die Effizienz im Bestandsgeschäft erhöht werden oder sollen zusätzlich auch neue Geschäftsfelder angegangen werden? Aufbauend auf diesen Informationen können Digital-Transformation-Manager:innen mögliche Zielsetzungen für einen kurz-, mittel- und langfristigen Zeithorizont ableiten.
2. Schritt: Bestimmung des Ausgangspunkts
   Zunächst sollten sich die Verantwortlichen darüber Gedanken machen, wo das Unternehmen in Sachen Digitalisierung und hinsichtlich der angestrebten Ziele steht. „Erst wenn die Möglichkeiten für einen effizienten digitalen Datenaustausch innerhalb der Unternehmen geschaffen sind, können die nächsten Themen angegangen werden. Das beinhaltet die Analyse der Informationsströme über Abteilungsgrenzen hinweg, damit digitale Daten wirksam geteilt und zur gemeinsamen Wertschöpfung genutzt werden können. Das ist die Arbeit am digitalen Rückgrat der Organisation“, führt Krings-Klebe aus.
3. Schritt: Erstellen einer Roadmap
   Die Verantwortlichen sollten die festgelegten Schritte in einer Roadmap festhalten. Wichtig ist jedoch, diese nicht zu streng und detailliert zu definieren, sondern Spielraum für neue Möglichkeiten und Lernen zu lassen. „Durch die zunehmende Digitalisierung wird das Unternehmen flexibler. Plötzlich rücken vielleicht Themen in den Fokus, die bislang unerreichbar schienen oder die noch keiner auf dem Schirm hatte“, erklärt Schreiner. „Der Plan sollte daher ausreichend Flexibilität beinhalten, um auf kurzfristig auftauchende Geschäftsmöglichkeiten und unvorhergesehene Schwierigkeiten, wie etwa eine Pandemie, reagieren zu können.“
4. Schritt: Motivation der Mitarbeitenden
   Der größte Erfolgsfaktor im digitalen Transformationsprozess ist der Mensch. Damit die Mitarbeitenden mit dem Wandel Schritt halten können, gilt es, sie auf die Reise vorzubereiten, sie zu motivieren und sie zu einem Teil des Change-Prozesses zu machen.

Schreiner empfiehlt: „Unternehmen sollten sich immer überlegen: Wie weit muss, kann oder will ich bei der Digitalisierung gehen? Am besten identifizieren sie ein möglichst konkretes Problem und entwickeln dann die passende Strategie, um dieses mithilfe der Digitalisierung zu lösen. Dann lassen sich die erforderlichen Schritte nach und nach umsetzen.“

Wie digitale Transformation funktionieren kann, zeigt eindrucksvoll das Beispiel des Herstellers von Pneumatik und Drucklufttechnik Mader in Leinfelden-Echterdingen. Das Unternehmen digitalisierte den kompletten Servicebereich bis hin zu den Servicetechniker:innen, die mit Handhelds vor Ort ihre Arbeitsleistung dokumentieren können. Aus den gesammelten Daten konnten sie so zuverlässige Prognosen über die nächsten Wartungszyklen der Kundenanlagen ableiten, dass Mader daraus ein neues Geschäftsmodell entwickelte: Ein Pay-per-Use-Geschäftsmodell, das dem Kunden die Funktion der Druckluft garantiert – Wartungen und Instandhaltungen inklusive.

Von einem weiteren gelungenen Beispiel für digitale Transformation bei Bosch Powertools berichtet Schreiner: „Das Unternehmen hat die Art der Zusammenarbeit der Teams wesentlich verändert. Es besetzte Teams crossfunktional mit Expert:innen aus verschiedensten Bereichen. Dadurch können diese ganz nah an den Kundenbedürfnissen arbeiten und teilautonom eigenständige Entscheidungen treffen. So reagieren sie schneller auf veränderte Anforderungen und können auftauchende Chancen im Markt schneller nutzen.“

Derzeit steckt die digitale Transformation noch in den Kinderschuhen. Die künstliche Intelligenz (KI) könnte den gesamten Prozess beschleunigen und noch viel mehr Möglichkeiten schaffen, als wir uns heute vorstellen können. „Aktuell sind die Möglichkeiten der KI für Unternehmen noch sehr eingeschränkt und überwiegend im Bereich der Prozessautomatisierung einsetzbar“, gibt Schreiner zu bedenken.

„Künftig könnten sich aber neue Möglichkeiten auftun, etwa in der Aufbereitung von Daten für fundierte Entscheidungen“, ergänzt Krings-Klebe. „Aktuell sind Unternehmer:innen gut beraten, wenn sie sich mit der Technologie beschäftigen und Neues ausprobieren. Wie groß der Einfluss der KI in Zukunft sein könnte, hängt maßgeblich von der Qualität der Daten ab, die sie erhält, und unseren menschlichen Entscheidungen. Die aktive Steuerung dieser Entwicklung ist Aufgabe des Menschen. Denn eine Maschine kann keinen Sinn erzeugen – das kann nur der Mensch.“

Mit sukzessiver Digitalisierung und einer grundsätzlichen Strategie für die digitale Transformation können Unternehmen schon heute die Weichen dafür stellen, die Möglichkeiten der KI künftig auszuschöpfen und somit ihre Position am Markt erfolgreich auszubauen.