Rückrufmanagement

In der Europäischen Union koordiniert das Schnellwarnsystem für Lebens- und Futtermittel (RASFF) den Rückruf von Lebensmitteln. Für Non- und Near-Food-Produkte steht das Safety Gate (ehemals RAPEX) zur Verfügung, das Meldungen zu gefährlichen Verbraucherprodukten bündelt. Andere Länder außerhalb der EU verfügen über eigene Rückrufverfahren – es ist daher wichtig, die jeweils geltenden nationalen Regelungen in allen Vertriebsländern zu kennen.

ACN - Food Safety - European Commission

RASFF - Food Safety - European Commission

Near-Food-Produkte sind Erzeugnisse, die zwar selbst keine Lebensmittel sind, aber in direktem oder indirektem Zusammenhang mit Lebensmitteln stehen. Dazu zählen unter anderem:

• Verpackungen und Bedarfsgegenstände mit Lebensmittelkontakt (z. B. Folien, Behälter, Geschirr)
• Reinigungsmittel und Desinfektionsmittel für Lebensmittelbetriebe
• Haushaltsprodukte (z. B. Küchenartikel, Pflegeprodukte)
• Tierfutter-Zubehör und artverwandte Produkte

Near-Food-Produkte unterliegen teils eigenen Regelwerken (z. B. Bedarfsgegenständeverordnung, EU-Verordnung 1935/2004 zu Lebensmittelkontaktmaterialien, REACH-Verordnung). Die grundsätzlichen Anforderungen an Rückruf- und Rücknahmeprozesse sowie die Meldepflichten gegenüber der Zertifizierungsstelle sind jedoch mit denen im Food-Bereich vergleichbar.

Das Rückrufmanagement ist ein Verfahren für den Umgang mit Vorfällen und möglichen Notfallsituationen mit Einfluss auf die Produktsicherheit, -qualität und -legalität – im Food- ebenso wie im Near-Food-Bereich. Als Hersteller sind Sie dazu verpflichtet, Produkte vom Markt zu nehmen, die für Verbraucherinnen und Verbraucher ein Sicherheitsrisiko darstellen. Durch ein eigenes Rückrufmanagement bereiten Sie sich optimal auf einen Produktrückruf oder eine Rücknahme vor und leiten präventive Maßnahmen ein.

Als Hersteller sind Sie selbst dafür verantwortlich, Ihre Kundinnen und Kunden über Rücknahme- und Rückrufaktionen zu informieren. Nutzen Sie im Falle eines Rückrufs Medien wie Tageszeitungen, Nachrichten im (lokalen) Radio, Social-Media-Kanäle oder Aushänge in Geschäften. Die zuständigen Behörden der Bundesländer sowie die Marktüberwachungsbehörden überwachen Ihre Rückrufmaßnahmen.

Als Ihre Zertifizierungsstelle sind wir dazu gesetzlich verpflichtet, allen Vorfällen, die die Integrität eines Zertifikats betreffen, nachzugehen. Daher prüfen wir Ihre eingesendeten Unterlagen sorgfältig. Abhängig vom Prüfergebnis entscheidet TÜV NORD CERT, ob ein Vor-Ort-Audit erneut stattfinden wird. Dieses wird gegebenenfalls unangekündigt durchgeführt. Alle Daten werdern unter Einhaltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) behandelt.

Sobald Sie im Zuge innerbetrieblicher Kontrollen Keime, Schadstoffe, Fremdkörper oder sonstige sicherheitsrelevante Mängel in Ihren Produkten nachweisen oder durch Kontrollen der Lebensmittel- bzw. Marktüberwachung oder durch Verbraucherinnen und Verbraucher auf mangelhafte Ware hingewiesen werden, sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, Kundinnen und Kunden sowie die entsprechenden Aufsichtsämter über diese Ereignisfälle zu informieren. Diese Pflicht gilt für lebensmittelherstellende Unternehmen ebenso wie für Near-Food-Hersteller, Broker, Händler und Vertreiber. Bitte folgen Sie stets den Anforderungen des spezifischen Standards, nach dem Ihr Unternehmen zertifiziert ist.

Rückruf-Teams sind ein Teil Ihres Rückrufmanagements und bereiten sich präventiv auf ihre Aufgaben vor. Optimalerweise besteht Ihr Rückruf-Team aus Expertinnen und Experten verschiedener betrieblicher Abteilungen, z. B. aus Produktion, Qualitätsmanagement, Einkauf, Vertrieb und Rechtsabteilung. Diese sollten permanent erreichbar sein und die Befugnis haben, den Prozess zeitnah einzuleiten. Zusätzlich hilft ein individueller Rückrufplan, der die nötigen Schritte sowie Aufgaben und Zuständigkeiten definiert und folgende Informationen enthält:

• Informationen über betroffene Produkte (Produktgruppen, Chargennummern etc.)
• Sofortiger Vertriebsstopp des betroffenen Produktes
• Informationen an Partner, Kunden, Lieferanten sowie Verbände
• Informationen an die nationale Marktüberwachungsbehörde sowie in die Vertriebsländer
• Informationen an Verbraucherinnen und Verbraucher über einschlägige Medien

Als Zertifizierungsstelle überprüfen wir Ihre bestehenden Zertifikate und führen gegebenenfalls unangekündigte Audits vor Ort durch. Auch die zuständigen Behörden prüfen stichprobenartig, ob sich die zurückgerufenen Produkte noch im Umlauf befinden. Ist dies der Fall, drohen sowohl Handels- als auch Herstellerunternehmen erhebliche Bußgelder.