Unternehmensführung
Die EU-Whistleblower-Richtlinie: Informationen und Tipps für ein rechtskonformes Hinweisgebersystem
So müssen Unternehmen Hinweisgeber schützen.
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So müssen Unternehmen Hinweisgeber schützen.
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Seit dem 02. Juli 2023 ist das Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) in Kraft. Es setzt die EU-Whistleblower-Richtlinie in deutsches Recht um und verpflichtet Unternehmen sowie Behörden mit mehr als 50 Mitarbeitenden, ein Hinweisgebersystem einzurichten.
Aber werden bei der Umsetzung auch alle Anforderungen des Gesetzes korrekt erfüllt? Wir klären die wichtigsten Fragen:
Whistleblower in Unternehmen helfen, Missstände aufzudecken, die sonst nicht oder erst spät ans Licht kämen. Doch statt mit Dank mussten sie in der Vergangenheit oft mit unangenehmen Konsequenzen rechnen, angefangen bei Mobbing über Gehaltsminderungen bis hin zu Kündigungen. Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) macht damit Schluss. Es verbietet nicht nur Repressalien jeder Art, sondern verpflichtet Unternehmen und Behörden auch dazu, ein Hinweisgebersystem einzurichten.
Das zentrale Ziel des HinSchG besteht darin, Personen, die auf Missstände aufmerksam machen, vor Repressalien zu schützen. Unter anderem sollen sie die Möglichkeit haben, Informationen sicher und vertraulich weiterzugeben.
Davon profitieren auch Unternehmen, betont Rechtsanwältin und Unternehmensberaterin Astrid Meyer-Krumenacker. Denn ein gemäß EU-Whistleblower-Richtlinie gestaltetes Hinweisgebersystem sei ein wichtiger Baustein eines effektiven Compliance-Management-Systems und ein sehr gutes Frühwarnsystem im Rahmen des Risikomanagements. „Ich frage meine Mandanten immer: Wie wollen Sie von einem Problem erfahren, wollen Sie morgens von der Staatsanwaltschaft abgeholt werden oder eine E-Mail bekommen?“ Im Idealfall sorge ein Hinweisgebersystem dafür, dass Verantwortliche einen Gesetzesverstoß rechtzeitig stoppen können.
Gut zu wissen: Die Angst, dass Hinweisgebersysteme vor allem von Denunzianten genutzt werden, ist unbegründet. Nur etwa zwei Prozent aller Meldungen in Hinweisgebersystemen, so Astrid Meyer-Krumenacker, seien unbrauchbare Meldungen wie Beschwerden über Kolleginnen und Kollegen, die ihr Geschirr in der Spüle gelassen hätten oder eben Denunziantentum. Denunzianten werden durch das HinSchG nicht geschützt. Eine fundierte Plausibilitätsprüfung durch die Meldestelle hilft zudem, relevante Hinweise sofort von unberechtigten Vorwürfen zu trennen.
Zentrale Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes sind folgende:
Darüber hinaus bestehen diverse Anforderungen an die Personen, die Meldungen entgegennehmen. Zum Beispiel müssen diese soweit unabhängig sein, dass bei ihrer Tätigkeit kein Interessenkonflikt entsteht.
Gut zu wissen: Hinweisgeber können sich an das interne Hinweisgebersystem wenden oder einen Missbrauch gleich an eine der externen Meldestellen (zum Beispiel dem Bundesamt für Justiz) melden. Letzteres ist alles andere als ideal für das betreffende Unternehmen. Ein Grund mehr für ein vertrauenswürdiges Meldesystem.
Das Hinweisgeberschutzgesetz sah eine gestaffelte Einführung vor. Entscheidend für den Zeitpunkt war die Zahl der Mitarbeitenden:
Die Anforderungen für die rechtskonforme Umsetzung eines Hinweisgebersystems sollten nicht unterschätzt werden. Alle Beteiligten sind einzubinden und zu schulen sowie das Thema ordnungsgemäß zu kommunizieren. Für eine ordentliche Umsetzung müssten Unternehmen mit vier Monaten rechnen. Manchmal braucht allein schon der Betriebsrat so lange, um das System abzusegnen. Verpasst ein Unternehmen die rechtzeitige Umsetzung der Vorgaben, droht ein im schlimmsten Fall ein Bußgeld von 20.000 Euro, das auch mehrfach verhängt werden kann.
Abgesehen davon, dass Unternehmen aktiv werden sollten, rät Astrid Meyer-Krumenacker zu Folgendem:
Ein Hinweisgebersystem erfüllt seinen Zweck nur, wenn alle in Unternehmen davon wissen und wenn es angenommen wird. Deshalb sollten sich Verantwortliche vorab genau überlegen, wie sie die Einführung kommunizieren. Dabei sei es zentral, betont Astrid Meyer-Krumenacker, die Vorteile des Systems zu kommunizieren und klarzumachen, dass Denunziantentum nicht erwünscht sei. „Leider sparen viele Unternehmen an dieser Stelle.“
Wer muss bei der Implementierung beteiligt werden, wer bearbeitet Meldungen und was geschieht, wenn ein Hinweis mit kritischem Inhalt eingeht? Legen Sie im Vorfeld fest, wie die Plausibilitätsprüfung eingehender Meldungen abläuft.
Weil bei vielen Straftaten wie Bestechungen Personen außerhalb des eigenen Unternehmens beteiligt seien, hält es Astrid Meyer-Krumenacker für sinnvoll, nicht nur eigenen Mitarbeitenden Zugriff auf das System zu geben und das System auf der Webseite des Unternehmens zu platzieren.
Für den Umgang mit personenbezogenen Daten ist ein Datenschutzkonzept notwendig.
Digitalen Meldesystemen gesteht Astrid Meyer-Krumenacker viele Vorteile zu. Zum Beispiel ermöglichen sie es, anonym mit Personen zu kommunizieren, Dokumente hochzuladen und sich automatisch an fristgerechte Eingangsbestätigungen und Rückmeldungen erinnern zu lassen. Aber um davon zu profitieren, müssen solche Systeme frühzeitig angeschafft und installiert werden.
Einweisungen beziehungsweise Schulungen bereiten Personen auf den Umgang mit Hinweisgebersystemen vor.
Wichtig: Die Kommunikation ist nicht abgeschlossen, sobald ein Hinweisgebersystem installiert ist. Astrid Meyer-Krumenacker rät Unternehmen dazu, nach einem oder spätestens zwei Jahren eine Mitarbeitendenbefragung durchzuführen. Sonst gehe es ihnen schnell wie einem bekannten Unternehmen in der Schweiz. Das hatte vor Jahren ein hochwertiges Meldesystem für Whistleblower eingeführt, aber keine Meldung erhalten. Bei einer nachträglichen Befragung stellte sich heraus, dass 80 Prozent der Mitarbeitenden nicht um die Existenz des Systems wussten.
Sichere Meldesysteme für Whistleblower tragen dazu bei, Missstände abzuschaffen und Gesetzesverstöße zu unterbinden. Im Idealfall versetzen sie Organisationen in die Lage, größeren Schaden abzuwenden. Indem es die Integrität eines Unternehmens stärkt, fördert ein Meldesystem sogar das Vertrauen von Mitarbeitenden und Geschäftspartnerinnen oder Geschäftspartnern.
Es gibt also gute Gründe abseits drohender Bußgelder, sich rechtzeitig um die Einrichtung und Pflege eines solchen Systems zu kümmern. Die Kommunikation spielt dabei eine zentrale Rolle. Schließlich nutzt niemand ein Meldeverfahren, von dessen Existenz er oder sie nicht weiß.
Sie bildet den europäischen Rechtsrahmen, der den Schutz von Hinweisgebern EU-weit vereinheitlicht und Unternehmen zur Einrichtung von Meldekanälen verpflichtet.
Personen, die Verstöße melden, vor Repressalien (wie Kündigung oder Mobbing) zu schützen und die Aufdeckung von Missständen durch sichere Meldekanäle zu fördern.
Das am 2. Juli 2023 in Kraft getretene Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG).
Einen gesetzlichen Standard, der sicherstellt, dass Informanten ohne Angst vor persönlichen Konsequenzen Fehlverhalten in Organisationen melden können.
Das Gesetz gilt grundsätzlich für alle Betriebe und Behörden mit mindestens 50 Mitarbeitenden.
Betriebe mit mehr als 250 Beschäftigten mussten die Vorgaben bereits bis zum 02. Juli 2023 umsetzen.
Für Betriebe mit 50 bis 249 Mitarbeitenden galt eine Frist bis zum 17. Dezember 2023.
Eine Ausnahme gilt für kleinere Betriebe (unter 50 Mitarbeitende) in speziellen Branchen, wie etwa dem Finanzsektor, die das Gesetz unabhängig von der Mitarbeiterzahl umsetzen müssen.
Verantwortlich für die Umsetzung ist der jeweilige Beschäftigungsgeber. Das umfasst sowohl private Unternehmen als auch öffentliche Stellen (Behörden, Kommunen). Diese sind gesetzlich dazu verpflichtet, interne Meldekanäle einzurichten und sicherzustellen, dass die Identität der Whistleblower geschützt bleibt und eine objektive Plausibilitätsprüfung, sowie eine ergebnisoffene Fallprüfung der Meldungen erfolgt.
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