MENU
Datenschutz in HR – warum das Thema so wichtig ist

Datenschutz in HR – warum das Thema so wichtig ist

Zur Themenwelt Datenschutz

Beitrag vom 03.03.2021

Warum Datenschutz in HR so wichtig ist

Umfangreich, komplex und ständig im Wandel: Das Thema Datenschutz stellt hohe Anforderungen an Verantwortliche in Unternehmen. Das gilt in besonderem Maße für Datenschutz im HR-Bereich. Schließlich gehört die Arbeit mit personenbezogenen Daten im Personalwesen zum täglichen Brot.

Fehler bei dieser Arbeit aber ziehen seit Inkrafttreten der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) immer öfter schwerwiegende Folgen nach sich. Umso wichtiger ist es, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für das Thema zu sensibilisieren und den richtigen Umgang mit Daten sicherzustellen.

Die Digitalisierung macht Datenschutz komplexer

Für Frank Henkel, auf Datenschutzrecht spezialisierter Rechtsanwalt aus Hamburg, haben vor allem zwei Entwicklungen in den letzten Jahren dafür gesorgt, dass Datenschutz im HR-Bereich an Bedeutung gewinnt – und für beide Entwicklungen ist die Digitalisierung maßgeblich:

  • Der Umfang von Daten steigt.
  • Gleichzeitig nimmt die Komplexität der Datenverarbeitung zu.

In HR gehören heute vielfach moderne Bewerbermanagementsysteme, die Machine Learning einsetzen, zum Standard. Das unterstützt Personalverantwortliche zwar dabei, geeignete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für offene Stellen zu finden. Es wirft aber auch neue Datenschutzfragen auf – angefangen damit, wie Unternehmen, die mit einer solchen Software arbeiten, die notwendige Transparenz bei der Verarbeitung von Daten herstellen.

Wichtige Rechtsgrundlagen für Datenschutz im Personalwesen

Zentrale Rechtsgrundlagen für Datenschutz in HR sind die folgenden:

  • Das Bundesdatenschutzgesetz und hier speziell der § 26 sind ausschlaggebend dafür, welche Daten in deutschen Unternehmen verarbeitet werden dürfen.
  • Die DSGVO spielt dagegen eine zentrale Rolle in Bezug auf formelle Rechte wie das Recht auf Auskunft oder Löschung von Daten.
  • Ist in der Betriebsvereinbarung der Umgang mit Daten geregelt, handelt es sich dabei ebenfalls um Rechtsvorschriften.

Gerade Letzteres sei nicht zu unterschätzen, so Frank Henkel. Ambitionierte Betriebsräte bestehen häufig auf den Abschluss einer Betriebsvereinbarung bei Einführung und Anwendung von Software.

Wichtig: Zu den Pflichten von Betriebsräten gehört es, die Umsetzung von Datenschutzgesetzen im Unternehmen zu prüfen. Damit sie dies können, müssen ihnen Arbeitgeber Zugang zu erforderlichen Beschäftigtendaten und Dokumenten geben.​​​​​​

DSGVO und HR – Datenschutzverstöße sind teuer

Datenschutz im HR-Bereich ernst zu nehmen, ist für Frank Henkel schon aus einem Grund extrem wichtig: „Seit es die DSGVO gibt, haben wir ein ganz anderes Risikopotenzial. Fehler im Datenschutz können deutlich teurer werden als früher.“ Bereits der „preiswerte Katalog“ in Artikel 83 DSGVO sehe Geldbußen bis zu einer Höhe von 10 Millionen oder 2 % des weltweiten Konzernumsatzes vor. Theoretisch seien sogar Strafen in Milliardenhöhe möglich.


Diese verwandten Themen könnten Sie auch interessieren:

Alle unsere Themenwelten im Überblick finden Sie in Wissen kompakt.


Hinzu komme ein weiteres Risiko bei Datenschutzverstößen. „Heute hat man leichter die Möglichkeit, Schmerzensgeld oder immaterielle Entschädigung geltend zu machen. Die Anforderungen sind nicht mehr so hoch.“ Das spreche sich zunehmend herum und führe zu einer wachsenden Zahl von Prozessen. Gerade enttäuschte Mitarbeiter nutzen, weiß der Rechtsanwalt aus eigener Erfahrung, diese Möglichkeit häufig.

Dabei summieren sich Ansprüche schnell. Hat ein Unternehmen 3.000 Mitarbeiter und löscht Daten zu diesen Mitarbeitern nicht rechtzeitig, gibt es 3.000 Personen, die Ansprüche geltend machen können.

Entscheidend sind Sensibilität und Wissen

Die Konsequenz dieses Risikopotenzials ist für Frank Henkel klar: „Wir müssen Datenschutz wichtiger nehmen.“ Er rät zu folgenden Maßnahmen:

  • Datenschutzrichtlinien: Idealerweise sollte jede Fachabteilung eigene Datenschutzrichtlinien bekommen, die genau regeln, welche Aufgaben jeder einzelne Mitarbeiter hat, wo seine Befugnisse verlaufen und was erlaubt ist oder nicht. Das sei umso wichtiger, weil beispielsweise der § 26 Bundesdatenschutzgesetz wenig konkret sei. Natürlich müssen diese Richtlinien auf dem aktuellen Stand gehalten werden.
  • Schulungen: Ebenfalls entscheidend sind für Frank Henkel jährliche Schulungen im Personalbereich. Diese Schulungen können in kleineren oder mittleren Unternehmen Datenschutzbeauftragte grundsätzlich selbst durchführen.
  • Überprüfungen: Mit Audits gehen Unternehmen auf Nummer sicher, dass Richtlinien und Gesetze im HR-Bereich zum Datenschutz eingehalten werden bzw. Mängel mit geeigneten Maßnahmen rechtzeitig abgestellt werden können.

Letztendlich müssen Unternehmen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dafür sensibilisieren, wie wichtig Datenschutz in HR ist und wie folgenreich Fehler sein können. Dabei genügt es nicht, dies einmal zu tun.

Die Anforderungen an Datenschutz in HR verändern sich

Genauso wie die Digitalisierung voranschreitet, verändern sich das Umfeld von und die Anforderungen an Datenschutz im Personalwesen. Für Frank Henkel machen diese Tatsache und die Wechselwirkung zwischen Datenschutz und Arbeitsrecht das Thema spannend, aber anspruchsvoll.

Für Verantwortliche sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in HR heißt das einmal, dass sie ihr Wissen regelmäßig auffrischen und auf den aktuellen Stand bringen müssen, unter anderem indem sie Datenschutzrichtlinien aktualisieren. Es bedeutet auch, im Zweifelsfall noch einmal nachzufragen. Denn im Datenschutz geht Sicherheit vor.

Unsere Empfehlungen für Sie

Seminar

Beschäftigtendatenschutz

In diesem Seminar mit dem Schwerpunkt Personalwesen erhalten Sie detaillierte Einblicke in die Regelungen zum Beschäftigtendatenschutz sowie aktuelle Rechtsprechungen zu diesem Thema.
Zum Seminar
Webinar
Webinar

Datenschutzbeauftragter TÜV-Praxischeck

Datenschutzbeauftragte werden effizienter und verbessern ihre Arbeitsergebnisse. Gleichzeitig aktualisieren sie ihre jährlich geforderte Fachkunde.
Zum Seminar
Webinar

Datenschutzbeauftragter (TÜV)

Unsere erfahrenen Referenten erläutern in der Online Schulung zum Datenschutz, welche Anforderungen an Ihre Kompetenzen als Datenschutzbeauftragter gestellt werden.
Zum Webinar

Sprechen Sie mich gerne an

Braunschweig, Melanie

Produktmanagerin Datenschutz und IT
TÜV NORD Akademie

+49 201 31955 42

mbraunschweig@tuev-nord.de

Projekte: Online-Prüfung
#Datenschutz #IT #Training

Diese Seite weiterempfehlen