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Remote-Audits in Zusammenhang mit dem Coronavirus

Mit der wachsenden Verbreitung des Coronavirus erreichen uns immer mehr Fragen rund um die Durchführung von Remote-Audits. Aufgrund der aktuellen Situation gibt es zahlreiche Sonderregelungen der Standardeigner, die Remote-Audits in einem größeren Umfang als bisher ermöglichen. Hier möchten wir Antworten geben und haben die wichtigsten Informationen für Sie zusammengestellt.

Die wichtigsten Fragen und Antworten

Für welche Unternehmen eignen sich Remote-Audits?

Unter den aktuellen Umständen gibt es zahlreiche Sonderregelungen. Dadurch bietet sich ein Remote-Audit derzeit für alle Unternehmen an.

Normalerweise ist ein Remote-Audit vor allem dann sinnvoll, wenn die Auditzeit vor Ort zum Beispiel acht Stunden knapp übersteigt. Ohne Remote-Audit wäre in diesem Fall eine zweite Anreise nötig. Auch für Unternehmen mit vielen Standorten bieten sich Remote-Audits an. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um nationale oder internationale Standorte handelt. Die Anreise zum Standort und gegebenenfalls eine Übernachtung im Hotel kann durch das Remote-Audit entfallen. Dies spart Reisekosten und Reisezeit.

Welche Audits können remote durchgeführt werden?

Es können sowohl Zertifizierungs- als auch Re-Zertifizierungs- und Überwachungsaudits remote durchgeführt werden.

Sind Remote-Audits zu 100 Prozent möglich?

Normalerweise sollte die Remote-Audit-Zeit nicht mehr als 50 Prozent der gesamten Auditzeit betragen. Auch dies hat sich in der aktuellen Situation geändert. Audits können in begründeten Ausnahmefällen bis zu 100 Prozent remote bei Unternehmen durchgeführt werden, die

  • in einem Gebiet liegen, das vom Robert Koch-Institut als Risikogebiet eingestuft wurde,
  • in einem Land liegen, für das eine Reisewarnung des Auswärtigen Amts vorliegt oder
  • dem Auditteam aufgrund von selbst festgelegten Schutzmaßnahmen den Zugang verwehren.

Sämtliche Remote-Audits, die durch die Corona-Pandemie bedingt sind, bedürfen einer Genehmigung durch die Zertifizierungsstelle.

Bei diesen Unternehmen können Remote-Audits wesentlich dazu beitragen, eine Zertifizierung aufrechtzuerhalten.

Wie geht TÜV NORD mit der Vertraulichkeit von Daten bei Remote-Audits um?

Selbstverständlich werden Ihre Daten bei Remote-Audits genauso vertraulich behandelt, wie bei einem normalen Vor-Ort-Audit.

Wie läuft ein Remote-Audit ab?

Im Wesentlichen unterscheidet sich das Remote-Audit nicht von einem herkömmlichen Vor-Ort-Audit. Das Auditgespräch vor Ort wird – teilweise oder komplett – durch eine interaktive, webgestützte Videokonferenz ersetzt. Wichtig ist, dass alle Beteiligten die Technik vor dem Audit überprüfen. Hierzu bietet sich eine Test-Videokonferenz an, in der zugleich die Feinabstimmung mit den Auditorinnen und Auditoren erfolgen kann.

Welche technischen Voraussetzungen sind notwendig?

Wichtigste Grundlage sind ein Laptop oder Computer mit Internetzugang, eine Webcam und ein Headset. Die Audits können sowohl per WebEx als auch per Skype for Business durchgeführt werden. 

Können nur Bürostandorte oder auch Produktionsstandorte remote auditiert werden?

Normalerweise können nur Bürostandorte remote auditiert werden. Wenn Produktionsstandorte aber in sogenannten Risikogebieten des Robert Koch-Instituts liegen, können Remote-Audits in diesen Fällen auch an Produktionsstandorten durchgeführt werden.

Kann ich auch als neuer Kunde bei TÜV NORD Remote-Audits in Anspruch nehmen?

Remote-Audits kommen für alle Kundengruppen in Frage. Bei vom Coronavirus betroffenen Unternehmen können auch Erstzertifizierungen remote durchgeführt werden.

Remote Audits bei TÜV NORD



Checkliste: Sind Sie bereit für ein Remote-Audit?

Räumlichkeiten

  • Optimal: Ruhiger Konferenzraum
    Alternative: Ruhiger Büroraum

Infrastruktur

  • Stabile Internetverbindung
    Gängige Webbrowser: Firefox, Chrome, Internet-Explorer
    Optimal: Verbindung per Netzwerkkabel
    Alternative: Verbindung per WLAN
  • Rechner/Laptop/Tablet/Whiteboard zur Verbindung
  • Kamera zur Videoübertragung
    Optimal: ConferenzCam (mit mindestens 2 Megapixel)
    Alternative: WebCam
  • Audioanlage zur Tonübertragung
    Optimal: Audiokonferenzsystem
    Alternative: Headset mit Mikrofon
  • Alle für das Audit relevanten Personen haben eine E-Mail-Adresse. Die E-Mail-Adresse wird benötigt, um die Teilnehmerinnen und Teilnehmer zum Remote-Audit einzuladen.

Software

  • Optimal: Videokonferenzsoftware
    (Cisco WebEx oder Microsoft Skype for Business)
    Falls bislang keine Videokonferenzsoftware vorhanden ist:
    WebEx: geringer Initialaufwand für Plug-in-Installation nötig (ohne zusätzliche Kosten)
    Skype for Business: Teilnahme nur mit Account möglich (mit Kosten verbunden)

Dokumentation

  • Optimal: Alle notwendigen Dokumente liegen in digitaler Form vor.
    Alternative: Möglichkeit die Dokumente einzuscannen oder zu fotografieren
    (per Webcam z.B. bei Windows10: vorinstallierte App „Kamera“)
    Nur nötig falls Dokumente als Hardcopy vorliegen.

Sie haben noch Fragen zum Remote Audit?

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