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Remote-Audits

Infos rund um Remote-Audits bei TÜV NORD CERT

Aufgrund der Corona-Pandemie gibt es zahlreiche Sonderregelungen der Standardeigner, die Remote-Audits in einem größeren Umfang als bisher ermöglichen. 

Wichtigste Fragen und Antworten zu Remote-Audits

Für welche Unternehmen eignen sich Remote-Audits?

Aufgrund der Corona-Pandemie gibt es zahlreiche Sonderregelungen, die Remote-Audits in einem größeren Umfang als bisher bei fast allen Unternehmen ermöglichen. Insbesondere bei der Auditierung von Managementsystemen werden auf der Basis dieser Sonderregelungen seit Beginn der Pandemie verstärkt Remote-Audits durchgeführt.

Welche Audits können remote durchgeführt werden?

Zertifizierungs-, Überwachungs- und Re-Zertifizierungsaudits können gemäß den internationalen Anforderungen an die Zertifizierung von Managementsystemen (ISO/IEC 17021-1, IAF MD 4) und gemäß den speziellen Anforderungen an die Durchführung von Audits in Zeiten der Corona-Pandemie (IAF ID 3, IAF Frequently Asked Questions COVID-19 Pandemic) einen Remote-Anteil beinhalten.

 

Sind Remote-Audits zu 100 Prozent möglich?

Gemäß den internationalen Anforderungen an die Zertifizierung von Managementsystemen (ISO/IEC 17021-1) müssen Zertifizierungs-, Überwachungs- und Re-Zertifizierungsaudits Vor-Ort-Audits beinhalten. An diesem Vorgehen ist grundsätzlich auch in Zeiten der Corona-Pandemie festzuhalten.

In Zeiten der Corona-Pandemie können unter besonderer Berücksichtigung der speziellen Anforderungen an die Durchführung von Audits in Zeiten der Corona-Pandemie (IAF ID 3, IAF Frequently Asked Questions COVID-19 Pandemic) Audits im Prinzip und nur in begründeten Einzelfällen bis zu 100 Prozent remote bei Unternehmen durchgeführt werden, die

  • dem Auditteam aufgrund von selbst festgelegten Schutzmaßnahmen den Zugang verwehren,
  • in einem Gebiet liegen, das als „Virusvarianten-Gebiet“, als „Hochinzidenzgebiet“ oder „Risikogebiet“ für COVID-19-Erkrankungen ausgewiesen ist und daher Reiserestriktionen unterliegt und
  • dem Auditor bzw. dem Auditteam aus früheren Audits bekannt sind.

Es muss bei den Remote-Audits sichergestellt werden, dass alle Anforderungen bewertet werden können und eine Inaugenscheinnahme von Objekten bzw. Prozessen sichergestellt ist.

Sämtliche Remote-Audits, die durch die Corona-Pandemie bedingt sind, sind risikobasierte Einzelfallentscheidungen und bedürfen der Genehmigung durch die Zertifizierungsstelle TN CERT.

Wie geht TÜV NORD mit der Vertraulichkeit von Daten bei Remote-Audits um?

Selbstverständlich werden Ihre Daten bei Remote-Audits genauso vertraulich behandelt, wie bei einem normalen Vor-Ort-Audit. Video und Ton werden bei unseren Remote-Audits nicht aufgezeichnet. 

Wie läuft ein Remote-Audit ab?

Im Wesentlichen unterscheidet sich das Remote-Audit nicht von einem herkömmlichen Vor-Ort-Audit. Das Auditgespräch vor Ort wird – teilweise oder komplett – durch eine interaktive, webgestützte Videokonferenz ersetzt. Wichtig ist, dass alle Beteiligten die Technik vor dem Audit überprüfen. Hierzu bietet sich eine Test-Videokonferenz an, in der zugleich die Feinabstimmung mit den Auditorinnen und Auditoren erfolgen kann.

Welche technischen Voraussetzungen sind notwendig?

Um Remote-Audits erfolgreich durchzuführen, sind die entsprechende Hard- und Software (Laptops, Desktop-PCs, Headsets, WebCams, stabile Internetverbindung, Konferenztools wie WebEx oder MS Teams etc.) bei den Auditoren und den zu auditierenden Unternehmen nötig.

Können nur Bürostandorte oder auch Produktionsstandorte remote auditiert werden?

Wenn Produktionsstandorte in einem Gebiet liegen, das als „Virusvarianten-Gebiet“, als „Hochinzidenzgebiet“ oder „Risikogebiet“ für COVID-19-Erkrankungen ausgewiesen sind, können Remote-Audits auch an Produktionsstandorten durchgeführt werden, wenn sichergestellt ist, dass alle Anforderungen bewertet werden können und eine Inaugenscheinnahme von Objekten bzw. Prozessen sichergestellt ist.

Kann ich auch als neuer Kunde bei TÜV NORD Remote-Audits in Anspruch nehmen?

Remote-Audits kommen für alle Kundengruppen in Frage. Bei von der Coronavirus-Pandemie betroffenen Unternehmen können auch Erstzertifizierungen im Prinzip und nur in begründeten Einzelfällen remote durchgeführt werden. Der Remote-Anteil wird in einer risikobasierten Einzelfallentscheidung ermittelt und durch die Zertifizierungsstelle TN CERT genehmigt.

Remote-Audits für die Standards der Lebensmittelsicherheit IFS, BRCGS und FSSC 22000

Die Standardeigner im Foodbereich beziehen unterschiedliche Positionen. Für die Bereiche IFS und BRCGS finden Sie unter dem untenstehenden Download-Button eine Übersicht der Remote-Möglichkeiten. Für alle anderen Standards überprüfen wir gerne, ob Ihre individuelle Zertifizierung remote umsetzbar ist. Erste Standardeigner im Bereich Lebensmittel bieten auch für die Zeit nach der Pandemie Remote-Audits an. Hier haben wir die wichtigsten Informationen für Sie zusammengestellt. Bitte wenden Sie sich an foodcert@tuev-nord.de.

Remote Audits bei TÜV NORD



Checkliste: Sind Sie bereit für ein Remote-Audit?

Räumlichkeiten

  • Optimal: Ruhiger Konferenzraum
    Alternative: Ruhiger Büroraum

Infrastruktur

  • Stabile Internetverbindung
    Gängige Webbrowser: Firefox, Chrome, Internet-Explorer
    Optimal: Verbindung per Netzwerkkabel
    Alternative: Verbindung per WLAN
  • Rechner/Laptop/Tablet/Whiteboard zur Verbindung
  • Kamera zur Videoübertragung
    Optimal: ConferenzCam (mit mindestens 2 Megapixel)
    Alternative: WebCam
  • Audioanlage zur Tonübertragung
    Optimal: Audiokonferenzsystem
    Alternative: Headset mit Mikrofon
  • Alle für das Audit relevanten Personen haben eine E-Mail-Adresse. Die E-Mail-Adresse wird benötigt, um die Teilnehmerinnen und Teilnehmer zum Remote-Audit einzuladen.

Software

  • Optimal: Videokonferenzsoftware
    (Cisco WebEx oder Microsoft Skype for Business)
    Falls bislang keine Videokonferenzsoftware vorhanden ist:
    WebEx: geringer Initialaufwand für Plug-in-Installation nötig (ohne zusätzliche Kosten)
    Skype for Business: Teilnahme nur mit Account möglich (mit Kosten verbunden)

Dokumentation

  • Optimal: Alle notwendigen Dokumente liegen in digitaler Form vor.
    Alternative: Möglichkeit die Dokumente einzuscannen oder zu fotografieren
    (per Webcam z.B. bei Windows10: vorinstallierte App „Kamera“)
    Nur nötig falls Dokumente als Hardcopy vorliegen.

Sie haben noch Fragen zum Remote Audit?