Zeitmanagement für Führungskräfte

Zeitmanagement ist eines der wichtigsten Themen des Selbstmanagements. Ob Sie CEO, Manager, Abteilungsleiter oder Team-Lead sind: effizientes Zeitmanagement ist für Führungskräfte Pflicht. Sie erwarten schließlich auch von Ihren Mitarbeitern, dass sie effektiv mit ihrer Arbeitszeit umgehen. Als Führungskraft müssen Sie professionelles Zeitmanagement also vorleben – zu diesem Zweck empfiehlt sich eine Weiterbildung.

Erfolgreiches Selbst- und Zeitmanagement ist eine der Kompetenzen, in denen die TÜV NORD Akademie fortbildet. Nehmen Sie an einem unserer Seminare teil, um Ihren Arbeitsalltag zu optimieren. Einen ersten Einblick sowie Tipps zum Thema Zeitmanagement finden Sie in diesem Artikel.

Zeitmanagement bietet Ihnen eine Vielzahl an Vorteilen. Sie können Aufgaben schneller erledigen und sind dadurch weniger gestresst. Die neu gewonnene Zeit können Sie in andere, womöglich bisher vernachlässigte, Bereiche Ihrer Arbeit investieren.

Zu den wichtigsten Faktoren, die das Zeitmanagement für Führungskräfte einschließt, gehören:

Wie sich diese Aufgaben weiter unterteilen bzw. was sie beinhalten, erfahren Sie im Folgenden.

Im Gespräch mit Führungskräften erfährt man eine Vielzahl an Tipps und Methoden zum Zeitmanagement. Mit am häufigsten fällt dabei das Thema Priorisierung. Wer keine Prioritäten setzt, erledigt Aufgaben entweder der Reihe nach oder willkürlich – beides ist nicht ideal. Auch können Aufgaben in weitere Teilaufgaben unterteilt und diese wiederum mit unterschiedlichen Prioritäten versehen werden. Setzen Sie Milestones, also Zwischenziele, vor allem bei komplexen und langwierigen Aufgaben. Wenn Sie Milestones erreichen, fördert das die Motivation.

Multitasking sollte dagegen vermieden werden – Studien zeigen, dass es effektiver ist, eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen.

Zur Priorisierung gehört auch die Delegierung. Eine Führungskraft muss abwägen können, welche Aufgaben sie selber erledigt und welche sie delegieren kann. Einige Führungskräfte erstellen zum Zwecke der Priorisierung und Delegierung Kategorien, in die die Aufgaben eingeteilt werden. Auch das Führen einer To-Do-Liste ist in diesem Sinne empfehlenswert.

Zur Organisation und Planung kann außerdem ein tägliches Zeitbudget festgelegt werden. Dieser Zeitplan hilft dabei, sich nicht ablenken zu lassen und die Aufgabe auch wirklich an dem festgelegten Tag zu erledigen. Ablenkung ist generell ein gutes Stichwort – es empfiehlt sich durchaus, Zeiten festzulegen, in denen Sie nicht gestört werden dürfen. Zu diesen Zeiten können Sie dann ungehindert an bestimmten Aufgaben arbeiten.

Um das Zeitbudget geschickt zu managen, ist es unabdingbar, dass die Zeitnutzung genau dokumentiert wird. Nur durch Zeiterfassung können Sie auch im Nachhinein exakt nachvollziehen, wie viel Zeit für welche Aufgabe verwendet wurde. Auch das Setzen einer Deadline hilft ungemein, Aufgaben rechtzeitig abzuarbeiten.

Unterschätzt, jedoch ungeheuer wichtig für ein effektives Zeitmanagement von Führungskräften, sind Pausen und genügend Schlaf. Nur wer auch mal abschaltet, kann den ganzen Tag über produktiv sein.