Die erfolgreiche Durchführung von Projekten
Die Corona-Krise hat die digitale Transformation der Arbeitswelt beschleunigt. Vor allem Formen der virtuellen Zusammenarbeit haben an Bedeutung gewonnen. Allerdings war ein Trend zum digitalen Projektmanagement schon spürbar, bevor die Pandemie Beschäftigte rund um den Globus ins Homeoffice zwang. Schließlich lässt sich viel Zeit und Geld sparen, wenn man Geschäftsreisen durch Online-Konferenzen ersetzt.
Auf der anderen Seite ist digitales Projektmanagement eine Herausforderung. Das gilt speziell dann, wenn gemeinsam im Team Lösungen entwickelt werden sollen. Wir haben mit zwei Experten darüber gesprochen, wo digitale Kommunikation an ihre Grenzen stößt und was das für die erfolgreiche Durchführung von Projekten bedeutet.
Was bedeutet digitales Projektmanagement?
Der Begriff „digitales Projektmanagement“ ist auch gebräuchlich für IT-Projekte. Meistens jedoch steht er für Projektmanagement remote. Das heißt, dass sich Projektleiter und einzelne Teammitglieder an verschiedenen Orten befinden und das Projektmanagement digital mithilfe virtueller Tools durchführen. So verstehen wir auch in diesem Text digitales Projektmanagement.
Wichtige Signale fehlen: Herausforderungen an ein Projektmanagement remote
Für Medientrainer, Coach und Fachmann für Kommunikation Conrad Giller ist es beim Thema digitales Projektmanagement wichtig, nach Aufgaben zu unterscheiden. „Geht es um die gemeinsame Entwicklung von Lösungen oder die Koordinierung von Arbeiten?“
Im zweiten Fall ändere sich nicht viel, wenn die Kommunikation auf digitale Kanäle verlagert werde. Allerdings sei es wichtig, genau hinzuhören und im Zweifelsfall nachzufragen. Denn digitales Projektmanagement unterscheide eines zentral von der klassischen analogen Variante: Es sei schwieriger, die Zwischentöne zu hören. „Die sind immer eine Kombination aus Körperhaltung, Blickkontakt und anderen Signalen.“ Einige dieser Signale ließen sich aber nur eingeschränkt wahrnehmen, wenn das Gegenüber gar nicht oder nur auf einer von vielen kleinen Kacheln zu sehen sei.
Dieser Faktor fällt noch schwerer ins Gewicht, wenn das Projekt zum Ziel hat, gemeinsam im Team Lösungen zu entwickeln. Dann spielt die soziale Komponente eine zentrale Rolle. Leider werde diese, so Christoph Bisel, Trainer, Coach und Berater für Agile, auch in großen Unternehmen oft vernachlässigt. „Man spricht im agilen Kontext von Osmotic Communication. Menschen sitzen zusammen, idealerweise im gleichen Raum, nehmen wahr, was um sie herum passiert, wo der andere gerade steht etc. Das reduziert den Bedarf an Abstimmungen und Meetings erheblich.“ Gerade agile Methoden leben von der Interaktion von Menschen. Deshalb reduziere digitales Projektmanagement, so Christoph Bisel, die Vorteile von beispielsweise Scrum zwangsweise.
Schließlich kann die Kommunikation über Zoom und Co. ganz schön anstrengend werden. Wer nicht aufpasst, der hat am Ende des Tages acht virtuelle Meetings hinter sich und in dieser Zeit seinen Stuhl kaum verlassen.
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So ist digitales Projektmanagement erfolgreicher – Tipps
Digitales Projektmanagement, darin sind sich Christoph Bisel und Conrad Giller einig, erschwert die Kommunikation in vielen Fällen. Umso wichtiger ist es, dass sich Projektleiter und Teammitglieder der Herausforderungen bewusst sind und entsprechende Maßnahmen ergreifen.
Unsere beiden Experten empfehlen, unter anderem auf folgende Punkte zu achten:
- Tools gezielt einsetzen
Beim Einsatz von Tools für digitales Projektmanagement kommt es nicht nur auf das „Was“, sondern auch auf das „Wie“ an. Das beginnt damit, dass Teilnehmer bei Meetings ihre Kamera einschalten. So ist es einfacher, Signale wie die Körpersprache wahrzunehmen und von einem Mindestmaß an Mimik zu profitieren. Wer seine häusliche Umgebung nicht zeigen will, blendet einen anderen Hintergrund ein. Mit gängigen Kommunikationstools ist das problemlos möglich. - Teamspirit fördern
Christoph Bisel betont: „Ein Team besteht aus Menschen, die nicht nur arbeiten, sondern auch interagieren. Wenn ich ein Teamgefühl haben will, muss ich mir Gedanken machen: Wie schaffe ich das mit entsprechenden Maßnahmen?“ Hilfreich sei es, die verstreuten Teammitglieder in regelmäßigen Abständen zusammenzubringen, zum Beispiel zu einem Treffen mit gemeinsamem Wochenende. Wenn das nicht möglich sei, könnten spielerische Ansätze helfen, zu verhindern, dass es zu Silodenken komme. Warum nicht einmal Computerspiele gezielt einsetzen, um Strukturen aufzubrechen? - Moderator einsetzen
Conrad Giller hält es allgemein für sinnvoll, in Projekten, in denen es darum geht, gemeinsam Lösungen zu finden und Entscheidungen zu treffen, die Rollen der Verantwortlichen für das Ergebnis und für den Prozess der Ergebnisfindung zu trennen. Das gelinge am besten durch das Einsetzen eines Moderators. - Für sich selbst sorgen
Bei diesem Punkt ist der Einzelne gefragt. Schon einfache Rituale wie vorher festgelegte Puffer zwischen Online-Konferenzen können entscheidend dazu beitragen, umzuschalten und sich besser auf verschiedene Gesprächspartner einzustellen.
Aus Projektmanagement remote lässt sich auch lernen
Auch wenn erfolgreiche Kommunikation im digitalen Projektmanagement vielfach schwieriger ist als in der analogen Variante, wird sich die virtuelle Zusammenarbeit in Zukunft weiter etablieren – schlicht aus Ressourcengründen. Dann können Projektleiter auch das eine oder andere Positive aus diesem Trend mitnehmen.
So könnte digitales Projektmanagement, meint Conrad Giller, eine Chance sein, festgefügte Rollen zu überdenken. Außerdem lerne man dabei oft neue Tools kennen, die auch die klassische analoge Arbeit bereichern. „Darin besteht eine Chance, dass man nach intelligenten Tools sucht, die auch die Arbeit in der Präsenz vereinfachen.“ Die Gefahr, dass im Zuge der Digitalisierung das Projektmanagement in Zukunft nur noch über virtuelle Kanäle durchgeführt wird, ist gering. Zu sehr leben speziell agile Methoden davon, dass sich Teammitglieder in Fleisch und Blut gegenübersitzen.
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