Digitalisierung im Mittelstand

Wenn Kundenerwartungen steigen, das Fachpersonal fehlt oder die Konkurrenz mit neuen Ideen auf den Markt kommt, sind das oft die Momente, in denen Unternehmen die eigenen Geschäftsmodelle hinterfragen und sich überlegen, ob und wie man die digitale Veränderung starten sollte.

Kürzlich fragte mich der Inhaber einer kleinstädtischen Buchhandlung, ob es Sinn für ihn macht, zusätzlich zu seinem Ladenverkauf einen Onlinehandel aufzubauen. Man will ja mit der Zeit gehen. Ich empfahl ihm, sich auf seinen ursprünglichen Unternehmenszweck zu besinnen. Der Buchhändler fragte sich nun, warum und wofür er Bücher verkauft: um der größte Buchhändler seines Landes zu werden oder um lokale Fans zu gewinnen, die sich für Literatur begeistern.

Als die Antwort gefunden war, ergaben sich weitere Perspektiven, um neue Fans zu erreichen, zum Beispiel eine Zusammenarbeit mit lokalen Unternehmen oder das Engagement in lokalen digitalen Netzwerken. Die Frage nach dem Warum und Wofür hat der Buchhandlung geholfen, ihren eigenen Weg in die digitale Welt zu finden – und das, obwohl nicht alle ergriffenen Maßnahmen digital sind.

Auch ist es wichtig, aktuelle Marktveränderungen zu erkennen und zu akzeptieren. Dazu gehört, dass die Digitalisierung bleibt und weiter voranschreiten wird. Ein Unternehmen für den Buch- und Industriedruck hat mich letztens wirklich überrascht. Es lässt sich von folgendem Leitgedanken bei der Ausrichtung seiner Strategie begleiten: „Letztendlich müssen wir als Druck-Unternehmen lernen, ohne Drucksachen zu existieren.“ Mit solch einer klaren inneren Akzeptanz der Marktsituation kann man leichter loslassen und sich neuen Möglichkeiten öffnen.

Als weiteren wichtigen Punkt sehe ich die Frage, wie viele Veränderungen man seinem Unternehmen zumuten kann. Hier besteht die Herausforderung darin, den eigenen Veränderungsrhythmus zu kennen und eine gesunde Balance zu finden. Der Veränderungsrhythmus zeigt sich zum Beispiel an der Prozess- und Strukturlandschaft eines Unternehmens und an der Veränderungsfähigkeit seiner Mitarbeiter. Wenn die Entscheidungswege lang sind oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Vergangenheit wenig mit Veränderungen an ihrem Arbeitsplatz umgehen mussten, sollte man die Digitalisierung langsam angehen und sich von Experten für Veränderungsprozesse begleiten lassen.

Die Umstellung auf digitale Prozesse bringt Ungeklärtes zutage. Das zeigt zum Beispiel der Fall eines Unternehmens, das Apotheken mit Medikamenten beliefert und diesen Lieferprozess digitalisierte. Die Motivation dahinter war, aufsteigende Kundenerwartungen mit einer Lieferung am selben Tag zu reagieren. Das gelingt besser, wenn das Fahrpersonal online die Aufträge von der Zentrale erhält und die Zentrale sofort informiert wird, sobald eine Lieferung erfolgt ist.

Mit der Einführung der neuen Technik ließ sich exakt nachverfolgen, wo sich die Fahrer gerade befanden. Das führte zu Konflikten, da zum Beispiel die Pausenregelung vor der Digitalisierung ungeklärt war. Darf man während der Mittagspause mit dem Firmenauto durch Berlin fahren, um Privates zu erledigen? Wann muss die Mittagspause erfolgen? Im Ergebnis kam es unter den Mitarbeitenden zum Streit zwischen jenen, die dafür und jenen, die gegen das neue System waren. Zu den Folgen gehörten Mobbing und Krankschreibungen. Das Digitalisierungsprojekt verzögerte sich um mittlerweile mehr als ein halbes Jahr. An diesem Beispiel sieht man auch, wie wichtig es ist, sich mit den Bedürfnissen des Personal zu beschäftigen, da die Digitalisierung sonst zu einer Kostensteigerung führen kann.

Aber die Digitalisierung macht auch erfinderisch. Es ist nichts Neues, dass qualifiziertes Personal immer schwerer zu finden ist, vor allem, wenn temporäre Spitzen abzufangen sind. Interessant ist aber, was sich aus dieser Not entwickelt hat. Handwerksunternehmen unterstützen sich mittlerweile gegenseitig mit Fachkräften. Dabei handelt es sind meist um individuelle Vereinbarungen zwischen vertrauten Unternehmen. Also Kooperation statt Konkurrenz.

Vielleicht vorab einige Gedanken zu den beiden Begriffen Schnelllebigkeit und Komplexität: Das Leben wird schneller mit jeder Innovation, die auf den Markt kommt und mit jedem Prozess, der automatisiert wird. Das bringt Vorteile mit sich – man kann mehr in kürzerer Zeit erledigen, die Dinge werden übersichtlicher und effizienter. Aber auf der anderen Seite erhöht sich der Druck, der Geschwindigkeit standzuhalten. In der Regel brauchen wir Menschen eine gewisse Zeit, um uns von einer Situation ein Bild zu machen, Entscheidungen zu durchdenken oder unsere Emotionen zu verarbeiten. Jeder Mensch hat seinen eigenen biologischen Rhythmus.

Daher besteht der richtige Weg darin, nicht immer schneller am Hamsterrad zu drehen, sondern wirkungsvoller zu werden. Das bedeutet wiederum: Es ist an der Zeit, darüber nachzudenken, welche Gewohnheiten und Verhaltensweisen wir loslassen und welche neuen Haltungen und Konzepte wir annehmen sollten. Auch die wachsende Komplexität erfordert ein Umdenken und vor allem ein anderes Agieren. Komplex werden Umfelder, wenn es viele Abhängigkeiten, mehrere Interessen, unterschiedliche Anforderungen und vor allem viele Beteiligte gibt. Sicherlich kennen Sie auch die Dynamik, die solche Umfelder auslösen können. Daher sind diese auch nicht von außen steuerbar. Sie brauchen eine Stabilität, die sich von innen heraus entwickelt, über Werte, Visionen, Vertrauen, eigenverantwortliche Teams und über ein anderes Agieren als Führungskraft.

Mit Ihrer Frage sprechen Sie ein schwieriges Thema an, den Kulturwandel. Oft scheut man sich, diesen grundlegenden Wandel anzugehen. Tatsächlich ist er mit einem großen Risiko verbunden, wenn nicht alle an einem Strang ziehen. Dabei ist jeder Weg individuell und wird bestimmt von der jeweiligen Unternehmensstruktur und ihrer Historie.

Einige Unternehmen gründen kleine Flaggschiffe, also eigene Subunternehmen mit Start-up- Charakter, um innovative Themen nach vorne zu bringen.

Der Drogeriemarkt dm hat den Wert und den Sinn der Arbeit und die Wertschätzung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Fokus gerückt. Das stellt Götz Werner, der Unternehmensgründer, sehr gut in seinem Buch „Womit ich nie gerechnet hätte“ dar. Von ihm stammt der Spruch „Sinn sticht Geld“.

Auch die Hotelkette Upstalsboom hat auf ihre Art einen Kulturwandel erfolgreich umgesetzt. Auf einem Netzwerktreffen berichtete mir ein Hotelchef der Kette, wie wichtig ihm und seinen Kolleginnen und Kollegen die Zufriedenheit des Personals sei. Ich dachte: „Erzählen kann das jeder, das siehst du dir selber an.“ Daher habe ich ein paar Tage dort gebucht. Dabei erlebte ich, wie die Mitarbeitenden kleine Herausforderungen mit Bravour meisterten und Zufriedenheit ausstrahlten, die sich auf die Hotelgäste übertrug.