Workflow Management: Mit Lean Management die Effizienz steigern

Effiziente Workflows sind entscheidend für wirtschaftlichen Erfolg. Allerdings klaffen in dieser Hinsicht Anspruch und Wirklichkeit in vielen Unternehmen weit auseinander. Oft ist der Arbeitsalltag geprägt von Doppelarbeit, unnötigen Wartezeiten und überflüssigen Transporten.

Mit einem Workflow Management, genauer gesagt einem Lean Management, lassen sich betriebliche Abläufe gezielt optimieren. Davon profitieren alle Beteiligten, auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
 

Lean Management lässt sich mit „schlankes Management“ übersetzen. Tatsächlich zielt dieser Ansatz, der ursprünglich auf das Toyota Production System (TPS) zurückgeht, darauf ab, Prozesse zu verschlanken. Diese sollen so optimiert werden, dass sie optimal miteinander harmonieren und Verschwendung auf ein Minimum reduziert wird.

Im Arbeitsalltag bedeutet dies zum Beispiel, dass ein Bauteil in der Produktion nur einmal angefasst oder ein Formular im Büro nur einmal bearbeitet wird. Überflüssige Arbeitsschritte werden genauso vermieden wie Staus und Wartezeiten. Es entsteht ein stetig dahinlaufender „Wertstrom“.

In den meisten Fällen umfasst dieses Prozessmanagement vor allem die direkten Geschäftsprozesse im Sinne der Supply-Chain-Kette. Manchmal integrieren Unternehmen auch finanzielle Prozesse wie Investitionsprozesse.

Durch ein erfolgreiches Lean Management sparen Unternehmen Kosten und Zeit und erhöhen die Effizienz. Allerdings stoßen sie bei Planung und Umsetzung häufig auf Widerstände der Beschäftigten. Dahinter steckt vor allem die Angst, sich selbst überflüssig zu machen und den eigenen Arbeitsplatz durch eine Prozessoptimierung wegzurationalisieren.

Dabei, so Dr. Gerhard Gietl, Geschäftsführer der VIA Consulting Group, sei dies gar nicht das Ziel eines Lean Managements. Stattdessen profitierten neben den Kunden auch Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen davon, und zwar auf zwei Arten:

• Effiziente Abläufe und die dadurch höhere Produktivität sichern Arbeitsplätze.
• Indem unnütze Doppelarbeit entfällt, entstehen mehr Freiräume für Beschäftigte, um sich selbst intensiv im Unternehmen einzubringen.

Eigentlich, betont Gietl, diene Workflow Management dazu, Verschwendungen herauszufiltern, um mehr Zeit für mehr Wertschöpfung zu finden. Führungskräfte, die dies früh genug kommunizieren, können Widerstände senken.

Unternehmen, die ihre internen Prozesse optimieren wollen, stehen zunächst vor der Frage, an welcher Stelle sie damit anfangen. Laut Gietl gibt es zwei Herangehensweisen bei einem Prozessmanagement:

• Generisch: Unternehmen nehmen Kernprozesse in den Blick und analysieren diese auf Verbesserungspotenzial.
• Problembezogen: Hier geht man gezielt von bestehenden Problemen aus. Oft sind diese bereits allseits bekannt, wenn Unternehmen ein Lean Management in Angriff nehmen.

Es gibt eine ganze Reihe erprobter Tools und Methoden für das Lean Management, von denen viele auf Toyota zurückgehen. Zu den wichtigsten gehören die folgenden:

• Wertanalyse: Eine Dienstleistung oder ein Produkt wird mit dem Ziel analysiert, Kosten zu senken und die Qualität zu verbessern – im Idealfall geht beides Hand in Hand. Dabei kommen unterschiedliche Methoden, wie Kreativitätstechniken, zum Einsatz.
• Wertstromanalyse: Im Rahmen einer Wertstromanalyse werden einzelne Prozesse und der Ist-Zustand erfasst und visualisiert. Dieser dient als Ausgangspunkt für gezielte Optimierungsmaßnahmen.
• Kanban: Bei dieser Methode zur Produktionssteuerung im Lean Management wird der Herstellungsprozess unmittelbar vom Kundenauftrag ausgelöst und nur das produziert, was gebraucht wird. Kanban-Karten dienen dazu, Nachschub zu bestellen, wenn in einem Teilbereich eine Mindestmenge erreicht ist.
• 5S-Methode: Die 5S-Methode verfolgt das Ziel, Arbeitsplätze und Arbeitsumgebung so zu organisieren, dass Verschwendung auf ein Minimum reduziert wird. Die 5 S lassen sich aus dem Japanischen mit „Sortieren, Systematisieren, Säubern, Standardisieren und Selbstdisziplin“ übersetzen.

Kanban einzuführen oder eine Wertstromanalyse durchzuführen reichen jedoch für ein erfolgreiches Lean Management nicht aus. Schließlich nehmen die Beschäftigten des Unternehmens ebenfalls eine zentrale Rolle ein. Sie müssen bereit sein, Einstellungen und liebgewonnene Verhaltensweisen zu überdenken und gegebenenfalls zu ändern. Dabei seien, so Gietl, Lean Management und Beziehungsmanagement eng miteinander verknüpft. Denn die „Kundenorientierung“ spiele bei dieser Form des Workflow Managements auch intern eine wichtige Rolle. Zum Beispiel, indem ein Entwickler sich öfter die Frage stelle, was die Produktion als sein „interner Kunde“ von ihm benötige. Stur vor sich hinzuarbeiten hat damit ausgedient.